セキュリティ体制構築に支障が出るほどの、リマインド工数過多

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

経営企画本部から全従業員に対して行う「社内PCのWindowsアップデート」を例にご説明します。 まずは、経営企画本部から全従業員に対してメールで一斉配信を行い、少し間をあけてから、改めて再度全従業員にリマインドを一斉配信していました。その後、期限が迫ってきたら未対応者を洗い出したうえで、その未対応者リストを添付した全社メールを送信します。全従業員へのメールにわざわざ未対応者リストを添付するのは、未対応従業員への危機感醸成の意図があります。それを繰り返したうえで未対応者が一定数以下になったら、最後に未対応者の上司をCcに入れた上で、未対応者への個別リマインドを行っていました。 また、Windowアップデートだけではなく棚卸し作業の際も同様のことを行うのですが、その際、内容に応じて10～20の事業部それぞれに個別に依頼を行う必要があるなど、より手間をかけて依頼を行う必要がありました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

リマインドに関わる工数があまりに大きかったために、セキュリティ体制が不十分になってしまっていたことです。 コンプル導入以前の運用方法の場合、対応しない一部の従業員にタスクを完了してもらうためには、最大で5～6回の全社メールとリマインドが必要でした。そのため、リマインドのために未対応の従業員を抽出する手間や、スケジュール通り正確にリマインドを行う手間も、非常に大きくかかっていました。 本来であれば全従業員に毎月Windowsアップデート実行してもらうことが理想です。しかしながらリマインド運用の手間があまりに大きかったために、不本意ながらWindowsアップデートの徹底したリマインドは年に1回行うのが限界であり、毎月のWindowsアップデート実施は諦めざるを得ませんでした。この問題に関しては、具体性のある有効な改善策を講じることが出来ず、社内のセキュリティを守る立場にある我々としては、大きな頭痛の種でした。 くわえて、未対応者の状況を細かく考慮しながらタイミングや回数を計算して行うリマインド行為は大きな心理的負担となっており、それもまた解決したい大きな課題でした。

タスク対応側従業員のアンケートは、まさかの100%ポジティブな結果に

コンプル導入の決め手は何でしたか？

コンプル導入の決め手は、テスト運用のポジティブな結果、使い勝手の良さ、費用対効果の高さの3点です。 テスト運用の結果については、まず利用した3部門のすべての部門からポジティブなフィードバックがありました。利用データの分析とヒアリングを通じて「依頼側従業員もタスク対応側従業員も効果を実感している」との意見を受け、テスト運用開始時には利用していなかった別の2部門からも利用意向をもらい、最終的には5部門で利用するまでに拡大しました。 使い勝手に関しては、依頼側従業員としてはコンプルはとにかくシンプルで、マニュアル不要で依頼を行える利点が評価されていました。対応側従業員としては、依頼内容がフォーマットが標準化されおり、いつも同じ形式ですぐに行動しやすい明瞭な依頼を受け取れるという点が高く評価されていたようです。 費用対効果の高さは、テスト運用期間中にリマインドの準備作業時間が大幅に削減されたことで依頼側従業員が本来の業務に注力できるようになり、生産性の向上が実証された点が決め手となりました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

導入にあたって最も懸念していたのは、タスク対応側従業員からの反発でした。 特に「迷惑メールが届いた」や「このような機械的な方法でリマインドされたくない」といったネガティブな反応があるのではないかと心配していました。 しかし、実際にテスト運用を開始してみると、このようなネガティブな声は一切聞かれませんでした。また、コンプルの利用方法に関する質問や意見もほぼなく、高いタスク完了率も実現出来ていたので、全社的に自然と受け入れられ、問題なく浸透していったと考えています。当初のネガティブな反応に対しての心配は、完全に杞憂だったようです。

30%だったタスク完了率が、ほぼ100%に。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

タスク依頼側従業員への推進は、実はあまり特別なことはしていません。コンプルは操作がシンプルであるため、他部門へは特別な説明会を開催せず、必要なマニュアルやルールを作成し共有するにとどめました。想定通り依頼者からの質問はほとんどなく、利便性の高さから、部門を超えて利用は自然と広がっていきました。 タスク対応側従業員への推進方法としては、まずコンプルのテスト運用を開始する前に、全従業員に向けて今後はコンプル経由で依頼を送付する旨を告知しました。その後、テスト運用で効果が証明されて本導入が決定した際には、既にコンプルでの依頼プロセスが社内で定着していたために大々的な告知は避け、社内メルマガで簡潔に導入決定を伝えるだけにとどめました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

コンプル導入後の主な効果は、リマインドに関わる工数と心理的負荷の軽減、および社内のセキュリティ環境の向上です。 先ほどお話しした通り、リマインド工数と心理負荷を大きく下げられたことで、年に1回のみの実施にとどまっていたWindowsアップデートの依頼を毎月実施できるようになりました。また、依頼とリマインドの内容が最適化されたためか、コンプル導入前30～40％だったのタスク完了率が、導入後は70～80％へと劇的に改善しました。さらに毎月のリマインドによって従業員へのセキュリティの意識が向上し、現在ではほぼ100％の完了率を達成しています。 また、想定外の嬉しいこともありました。それは、コンプルから毎月きちんと依頼を行うことで、Windowsアップデートに関する従業員からの問い合わせが増えたことです。これまでは、たとえWindowsアップデート中にエラーが原因でアップデートが完了しなかったとしても本業務が優先されてそのまま放置される、ということが多くありました。それがコンプルからの定期的なリマインドを行っていくことで、従業員から「毎月必ず行うべきタスク」と認識されるようになり、その結果、エラーを解消するための問い合わせが活発になっていったのです。以前であれば放置されていたWindowsアップデートがきちんと実施されるようになったことは、弊社のセキュリティ環境の向上に大きく貢献していると考えています。

最後に一言お願いします。

コンプルはシンプルで使いやすく、一度設定すると自動でリマインドしてくれます。このため、リマインドの完了を待つだけで、途中で状況を確認する必要がなくなりました。これが気持ち的にも作業的にも大きなメリットとなっています。 また、完了率や未対応者が可視化されるため、導入効果をすぐに体感できます。依頼やリマインドにかかる工数が大幅に減少し、本来の管理業務に集中できるようになったことで、生産性の向上を感じています。