月に50件のタスクが飛び交い、依頼側も対応側もタスク管理に悩まされていた。

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

メールやTeamsを使用し、依頼側が個々のタスクの進捗を確認しては報告内容を集計するという手間のかかる管理を行っていました。具体的には、メールであれば返信の有無を確認し、Teamsでは完了スタンプが押されているかをチェックする必要がありました。さらに一部のタスクは会議の場で口頭でタスク依頼をしてしまっていたような状況でした。このように複数のツールや方法が混在する管理方法では、単純にタスクの完了・未完了を把握するだけでも、かなりの時間と労力が必要な状態が続いていました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

月間40～50件程度のタスクが行き交う環境でした。複数の従業員が関わる依頼や定期的な依頼など、数多くのタスクが飛び交う中で、依頼する側もされる側も、いつまでに何をしなければいけないのかわからなくなることが多くあり、それを探す手間に頭を悩ませていました。また、タスクを探したり確認したりすることに多くの時間を要し、結果として発生する抜け漏れが業務の円滑な推進を妨げていました。

iPhoneのような使い勝手。厳格なセキュリティ

コンプル導入の決め手は何でしたか？

わかりやすく言えば、iPhoneを使った時の感覚に近いといえば伝わるでしょうか。直感的な操作性が、コンプル導入の大きな決め手となりました。マニュアルを必要とせずにすぐに利用を開始できる点には、初回利用時から「これは違うな」という手応えを感じていました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

強い信念を持って催促の自動化に特化させたプロダクト開発をされていると理解しているので、タスク完了率の向上や業務工数が削減されることについては、当初から不安はありませんでした。ただし、シンプルなUIを追求するために機能を本質的な要素に絞り込んでいる点については、多様なニーズを持つ従業員への対応が可能か懸念がありました。しかし、コンプルの利用を進める中で、「様々な機能でニーズを満たす」のではなく「タスク完了率の向上」や「業務工数の削減」という「本質的なニーズを満たす」ことの重要性を実感するにいたりました。それらを鑑みると、改めてコンプルのシンプルなUIは大きな強みであると感じています。
また、個人情報を多く扱う環境下における当社の厳格なセキュリティ要件は越えるハードルが高く、利用開始出来るか不安がありましたが、スムーズにクリアすることができました。

あっという間に利用が広がり、コンプルが当たり前の業務として溶け込んだ

コンプル導入をどのように推進されましたか？

特別な推進活動は必要ありませんでした。業務における課題感が強く、多くのメンバーが導入に前向きだったことに加え、シンプルなUIにより誰でもすぐに使い始められる手軽さもあり、自然な形で利用が広がっていきました。導入から数ヶ月が経過した現在では、コンプルでの依頼が日常的な業務フローとして定着しています。

コンプル導入後の効果について教えてください。

導入後の効果は顕著でした。依頼側はリマインド業務の工数が実質ゼロになり、未対応者の確認や依頼内容の把握が容易になりました。
タスク対応側では、タスクの内容が簡潔な文章で示され、実施すべき手順が明確になることで確認の手間が大きく減り、通常は後回しにされやすいタスクへの着手も早まりました。
依頼側と対応側、双方の立場で業務効率が大幅に向上したことに、大変満足しています。
また、システム利用に不慣れな従業員でも、導入当初から円滑な利用ができている点も、想定以上の成果だったと考えています。

最後に一言お願いします。

コンプルのコンセプトに強く共感しています。開発チームの一貫した方針が反映されたシステムは、私たちの業務課題の解決に効果を発揮しています。今後も新たな課題が出てくるかもしれませんが、システムの発展とともに解決されていくことを期待しています。

※iPad、iPhoneはApple inc.の登録商標です。

※iPhone商標は、アイホン株式会社のライセンスに基づき使用されています。