3,000名を動かすために、最後は個別の電話催促も行っていた

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

対応が必須のタスクについては、LINEの掲示板やメールを通じて依頼し、Googleスプレッドシートを用いてタスクの完了状況を把握していました。未対応の従業員にはタスクごとにLINEグループを作成し、手動で催促連絡を繰り返し行っていました。催促連絡のメッセージを工夫したり、上司を加えたグループを作成したりするなどの対策を講じましたが、それでも3,000名近い従業員を動かすことは至難の業でした。結果、最終手段として、個別にLINEメッセージを送ったり、電話をかけたりするなど、多くの手間をかけて対応していました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

主な課題は2つありました。1つは従業員への催促連絡に多大な工数がかかること。もう1つは、従業員側には様々なツールを通じてタスクが依頼されるため、管理しきれず、頻繁に対応漏れが発生していたことです。 当社では、毎月十数件のタスクが発生するので、未完了の従業員への催促連絡がかなりの負担になっていました。また、個別に催促連絡をすれば、タスクに関する質問が連絡を行った従業員に集中し、他の業務に支障が出ることもありました。 一方、タスク対応側の従業員については、メール・LINEなどいくつものツールを確認しなければならないことや、期日が迫っているものから順番に並んでいるわけではないためタスクの優先順位が付けられないという課題を抱えており、タスクを管理する手間が膨らんでいました。

電話でも動かせなかった従業員を、コンプルが動かした

コンプル導入の決め手は何でしたか？

トライアルの結果、「無駄な催促作業をなくせる」という点が最も大きな決め手となりました。電話や個別のLINEメッセージ含め催促連絡が大幅に減少し、そのうえで期限内にタスクを完了できる従業員の割合も向上するという、理想的な成果が確認できました。また、トライアル後に行ったタスク対応側の従業員へのアンケートでは「どのタスクが優先順位が高いのか、現在どれくらいのタスクが未対応なのかが直感的にわかりやすく、管理の手間が減る」という好評の声も多く寄せられ、それも導入の後押しとなりました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

メールによる機械的なリマインドだけで従業員が本当に行動を起こしてくれるかという点に、大きな不安がありました。これまでにも、本人に電話をかけたり、オフィスで見かけた際に直接声をかけたりと試行錯誤をしていましたが、それでも対応しない従業員が一定数いる状況でした。そのため、システムを通じた機械的な依頼やリマインドだけで従業員が動くのか懸念がありました。しかし、実際に蓋をあけてみると、これまでどうしても対応しなかった従業員も含め、コンプルを通じたリマインドだけでタスクを完了することができ、心配は杞憂に終わりました。 もう一つの不安は、コンプルが他のツールと連携していないことから生じる課題でした。タスク自体は完了していても完了ボタンを押し忘れると不要なリマインドが送られてしまうのではないかという懸念がありました。導入当初は確かにボタンの押し忘れも見られましたが、コンプルが日常の業務として溶け込んでいく中で「完了ボタンを押すまでがタスク」という認識が浸透し、押し忘れの数も大きく減少しました。

管理職の8割が工数削減を実感。全従業員の94%が継続利用を希望。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

実は、特別な推進活動は行っていません。 実際に経営管理部がコンプルを使って依頼し始めると、「楽になった！」という声が多く上がり始め、その有用性が従業員間で話題となり、自然と多くの部門に広まっていきました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

LINE掲示板やメールでの依頼が主だった時には50～60%程度だったタスクの期限内完了率が、コンプル導入後は90%を超える水準まで改善されました。上司からメンバーへ催促連絡する必要性も大きく減少し、実施したアンケートでは約80%の上司が「メンバーを催促するための工数」が削減されたと回答しています。対応側の従業員にとっても、残タスクの把握と優先順位付けが容易になり、全従業員の約80%以上がタスク対応時間の短縮を実感しています。さらに、全従業員の94%が今後もコンプルの継続利用を希望しており、「本当に助けられている」という声も数多く寄せられています。

最後に一言お願いします。

コンプルは、タスクの依頼側と対応側の双方にとても役立っています。 これからもさらに、従業員の業務効率を向上させたいと考えていますので、今後ともご支援のほどよろしくお願いいたします。