掲示板とグループウェアで、依頼やリマインドを行なう限界

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

当社はグループウェアによる掲示板やメールならびにTeamsによる社内メッセージなどがメインのコミュニケーション手段です。コンプル導入以前は、各人に社内掲示板を用いて告知を行い、そのうえで対応率を上げる必要がある依頼は社内掲示板に粘り強く掲載し、それでも対応してくれない社員をExcelで集計したうえで、必要に応じて個別に社内メールやTeamsでリマインドをしていました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

依頼側の従業員も、タスク対応側の従業員も、双方に課題がありました。
まず依頼側の課題です。当社では月間十数件の依頼があり、そのすべてを対応完了してもらうまで未対応者の抽出とリマインドを続けており、依頼側従業員の工数は毎月大きなものとなっていました。また、依頼者個人名で依頼を行なうために、対応者からの質疑や回答が個人宛に行ってしまい、大きな負担がかかってしまうことも問題でした。

続いてタスク対応側の従業員の課題です。当社が利用している掲示板は、掲載を行なったタイミングで全従業員宛に通知が飛ぶ仕様なため、既に対応済みの従業員にも通知が飛ぶことになってしまっていました。本来、タスク対応済の従業員は工数を一切かける必要がないにも関わらず、実際は無駄な手間をかけさせてしまっていて、心苦しく思っていました。また、そのひとりひとりの手間は従業員分だけ積み重なるため、結果的に会社全体に渡る大きな課題であるとも、常々感じていました。

Teamsが「確実にやりきらせる」実行基盤に。連携もかんたんでセキュア

コンプル導入の決め手は何でしたか？

リマインドを適切な形で実施してくれる点、タスク完了したかどうかをかんたんに確認できる点、タスク対応側従業員がアカウント不要で利用可能な点が、導入の決め手でした。加えて、Microsoft Teamsとの連携が驚くほど簡単かつセキュアに行えたことも大きなポイントです。

従業員が気持ちよく対応出来る頻度のリマインドと、リマインドしても対応してくれない従業員に関しては、上司を含めて自動でリマインドしてくれるという方式は、斬新かつ効果的でした。また、以前はタスクの完了未完了の判定のために、システムを都度見に行く手間がかかっていたのですが、コンプルを導入後は、コンプルがまだ未対応の人を自動的に抽出してくれるようになり、大きく手間が減りました。

以前は「対応したのにまだリマインドされてるんですけど？」と声があがって気まずくなることもあったのですが、今は各人がタスクをコンプルで完了するまでが依頼であると捉えられるようになったため、そのような声が上がることもなくなりました。

また、コンプルでの追加アカウント作成が不要で、メールアドレスを使ってメッセージが送信できる仕様のおかげで、当社外の別グループ会社の方へのメッセージを送ることのも容易であり、非常に柔軟に対象を選択出来るメリットもありました。導入するだけで、いつものTeamsが「確実にタスクをやりきらせる」強力な実行基盤へと変わったことも、非常に大きな価値だと感じています。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

当社はもともと掲示板や社内メッセージなどの、グループウェアでメッセージをやり取りする文化であり、メールで通知するという文化はありませんでした。 そのため、メールでの再三のリマインドは鬱陶しいのでは？とか、そもそも新しいツールをTeamsと連携させるには技術的な手間がかかったり、セキュリティ的な懸念があるのでは？という心配がありました。 しかし実際には、連携作業は驚くほど簡単でセキュリティ面も安心できるものでした。 また、メールによってもしっかり対応をしてくれることがわかってきて、ほっとしています。

掲示板でのタスク完了率5−6割が、コンプルでは手間なく9割超え

コンプル導入をどのように推進されましたか？

社内への案内はあえて行なわず、いきなりコンプルを使い始めました。コンプルのシンプルさであれば掲示板にわざわざ解説を書いたりせずとも、依頼やリマインドによって自然と認知が進むと考え、そのまま利用を開始することにしました。

まずは自分たちのチームから利用を始め、その後、部門で利用、全社で利用、などの形で対象範囲を広げていきました。他の部門へは、私達から直接「従来の方法よりコンプルの方が便利ですよ」と利用を促していくことで、スムーズに利用が推進されていきました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

ちゃんと対応完了した従業員に通知を送ってしまうがために、無駄に追加の工数がかかってしまっていた問題が解消されたことは大きな効果でした。また、掲示板だけだと5−6割程度の完了率だったものが、コンプル経由だと9割を超える水準で対応を行ってくれるようになりました。Teams連携が驚くほど簡単に行え、すぐに全社員が普段使うTeams上で通知を受け取れる環境を構築できたことも、この高い反応率に大きく寄与していると感じています。その後の依頼者側の対応工数も大きく減らすことが出来ました。また、これまでであれば、依頼を行った後に細かくシステムを見に行って掲示板をあげて、ということを行い続けていたのですが、コンプルを使うことで、一度依頼すればそのまま放置していれば終わるという体験になったことも、大きな効果でした。

最後に一言お願いします。

新しいサービスなので、まだできることとできないことがあると思います。今後利用を進めながら、一緒に成長して活用していければと思います。