依頼業務が集中した年末。社内からコンプル導入への切実な声。

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

コンプル導入前は、全社への通知をSlackで行い、進捗状況はスプレッドシートで管理していました。締め切り前には、Slackを通じて全社に複数回リマインドを送信し、締め切りを過ぎても対応していない方には、個別にSlackのDMで連絡していました。この一連の作業には、かなり手間がかかっていました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

実は、以前にもコンプル導入を検討したことがありましたが、当時は予算の都合で導入を見送っていました。
再検討のきっかけとなったのは、年末年始に集中するバックオフィスからの各種依頼業務でした。評価面談や業務振り返り、忘年会出欠、大掃除、初詣参加など、短期間に多くの回答が必要な時期でした。この時期の業務負荷が課題となり、コーポレートチームとコンプル導入に向けて再検討を開始しました。
また、マネジメント層の会議でも同様の課題が提起されていました。日常業務だけでも多忙な中、アンケートへの回答やアワードの投票までこなさなければならず、業務負担が増加していました。
このように、過去一度導入を見送っていたものの、再びコンプルの導入を後押しする意見が現場を中心に出てきたため、改めてのコンプルを導入させていただきました。

Slackでの最高の体験とリマインド負荷軽減が導入の決め手に

コンプル導入の決め手は何でしたか？

コンプル導入の最大の決め手は、リマインド業務の負担軽減という明確な目的でした。この課題を早急に解決するため、迅速に導入を進めました。
また、社内では「新しいツールを導入するならSlackと連携したもの」という声が強く、コンプルがSlackと連携している点は大きな魅力でした。全く新しいシステムを導入するよりも、すでに従業員が慣れ親しんでいる環境で使えることは導入の後押しになりました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

依頼を出すことが多いバックオフィスやマネジメント層には事前に丁寧に説明を行ったこともあり、導入に関する特別な不安はありませんでした。もともと明確な課題を解決するために導入を決めた経緯もあり、皆が前向きに受け止めていました。

多くの手間をかけていた、未対応者へのフォローがゼロに

コンプル導入をどのように推進されましたか？

導入を進めるにあたり、まずバックオフィスへの説明から始めました。
Confluenceには使い方や導入目的を詳しく記載したドキュメントを作成し、社内全体にはSlackで周知しました。
また、毎週の定例会議でもコンプルについて継続的に取り上げ、理解を深めていきました。社内では新しいツールの導入に対する抵抗はほとんどなく、むしろ好意的に受け入れられました。現在では社内からの依頼はすべてコンプルを通じて行われるようになりました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

コンプル導入後の効果として、まずリマインド業務が大幅に減りました。以前は未対応者に対して何度もフォローアップを行っていましたが、それが不要になりました。リマインドを担当していたスタッフの精神的負担が軽減され、新たな依頼を発信する際のハードルも下がりました。これは単に業務効率が上がっただけでなく、心理面でも大きな改善がありました。社内に依頼を出すことの多いコーポレートチームからは「リマインド作業が格段に楽になった」という声も聞かれています。さらに、依頼を受ける側の機能として、個人ごとの未完了タスクを一覧で確認できるようになり、タスク管理が視覚的に分かりやすくなったことで、会社全体の生産性向上にもつながっています。

最後に一言お願いします。

すでにSlackを使っている会社であれば、コンプルの導入はとてもスムーズに進むのでぜひおすすめしたいですね。今、世の中では生産性向上が求められていますが、リマインド作業は生産性のせの字もないんですよね。何度も「対応お願いします」とリマインドするのは、送る側も受ける側も物理的にも心理的にもハードルが高いものです。コンプルの導入は、そういった無駄な作業を減らし、生産性向上に確実に寄与していると実感しています。