「催促連絡をしなければ・・・」という心理的・工数的な負担があった

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

管理部から従業員には様々な業務を依頼していますが、どの業務でも、対応してもらえない人には手動で個別にDMを送って催促をしていました。
平均すると対象者の2割程度は期日を過ぎても対応してくれない人がいます。10人前後になるまではSlackで全体に向けて催促連絡をして、そこからは個別にDMを送っていました。 また、個別のDMでも対応してくれない人には、その人の上司を入れて再度DMを送っていました。 特に「アカウント棚卸」を従業員にお願いした際には未対応者が多く残り、通常行っている3回のリマインドでも対応してくれない人には、対応してくれるまで個別に何回もDMを送っていたこともありました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

課題としては、依頼する側と、依頼を受ける側の双方に課題がありました。
依頼する側の課題は、先ほどお話しした通り、残りの2割の人へ個別で催促連絡をする手間がかかることでした。「催促連絡をする」という予定をカレンダーに入れておかないといけないぐらい、従業員への催促をするときには、心理的・工数的な負荷が共に高かったです。
依頼を受ける側の従業員は、最初は課題を感じていませんでしたが、コンプルを導入する過程で潜在的な課題に気づくことができました。実は従業員は、自分がやるべきタスクを把握することにフラストレーションを感じていたようです。 「管理部から何か業務を頼まれた」ということは頭の片隅にありつつも、どこのSlackチャンネルで依頼されていたかをぱっと見つけられない状態は、従業員側からするとかなりのストレスになったんだろうなと思いました。

導入直後に効果を実感。社内からの評判も上々

コンプル導入の決め手は何でしたか？

コンプルの導入の決め手は、トライアル期間に導入効果を感じられたこと、サービスの使いやすさ、サポートの手厚さ、の３点です。
まずトライアルを開始すると、従業員が拒否反応なく利用してくれたことに加え、他の事業部からも利用したいという声まであがりました。
また、コンプル導入以前は期限を守らなかった人が期限内に対応してくれるようになるなど、効果を強く感じました。
マニュアルの必要がないくらいわかりやすいUIUXであるというのも、コンプル導入の決め手でした。管理部門側のユーザーも迷うことなく利用できましたし、依頼を受ける側の従業員からも操作方法についての問い合わせがありませんでした。初期設定でSlackと連携させる際にもボタン1つで連携ができるので、気軽に始められる点も良かったです。
加えて、手厚いサポートがあったこともありがたかったです。コンプルは、全く新しいツールだったこともあり、どのように運用していけばいいのか不安もあったのですが、入念な打ち合わせや、メールでの懇切丁寧なサポート対応があったことで、安心してトライアルを実施することが出来ました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

コンプルのリマインドが無視され、結局依頼した業務がスルーされてしまったらどうしようという懸念はありました。 また、依頼する側も、新しいシステムを使うことに手間がかかってしまい、今よりも工数が増えてしまわないかという不安もありました。
いざ使ってみると、不安は杞憂に終わりました。一度全社に向けたコンプル導入の告知をしただけで他は特に何かをしたわけではなかったのですが、従業員からはスムーズに受け入れられました。
また、コンプルを使って従業員に依頼をする作業に手間がかかってしまうのではないかという点は、トライアル期間中に要望を汲み取っていただき、便利な新機能が追加されたことで、懸念が払しょくされました。

依頼を全てコンプルに集約。なくてはならないツールに。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

トライアルを始める際に、「中途半端に使うと本当の効果が分からないから、徹底して使いましょう」という約束事を管理部内でしました。
出来るかぎり依頼はコンプルに集約させることで、従業員が迷わず「コンプルを見ておけばできるでしょ」という環境にしておくことが重要と考えました。新しいことに取り組むことに対して抵抗がなく、「何事も徹底してやり抜く」というのは社風でもあるので、良い形で利用を開始できたと思います。

コンプル導入後の効果について教えてください。

定量的な効果としては、リマインド期間が2週間から3日間に短縮されました。また、期限を守らない人数が「75%減」と、大幅に減りました。
定性的な効果としては、依頼を受ける従業員側の工数削減があります。今まではタスクを管理する工数、タスクを探す時間、依頼文を読み理解する時間が発生してましたが、コンプルを導入したことで、ゼロに近いぐらい大幅に削減できたと実感しています。実際、嬉しいことに、従業員から依頼は全てコンプルにまとめて欲しいとの声もあがり、導入の効果を実感しております。
また、管理部門側の工数も削減できました。コンプルのフォーマット通りに作れば、シンプルで分かりやすい内容で、短時間で依頼内容を作れるようになりました。

最後に一言お願いします。

コンプルは、シンプルで使いやすい素晴らしいツールだと思います。また従業員全員が「タスク管理が楽になった」という実感を持てるので、依頼をする側もされる側もメリットしかありません。導入したツールに対してここまでの気持ちを抱くことは本当に稀ですが、導入して本当によかったなと心から思っています。
コンプルの話を最初に聞いた際には、ニッチな領域だなと、本当に効果があるのかなと、半信半疑でしたが、トライアルを通して効果を実感できたことは、正式導入の大きな決め手になりました。 企業規模に関係なく、どの企業にも同じ課題はあると思いますので、まずは使ってみて、効果を実感してもらいたいです。