タスクを「依頼する側」にも「対応する側」にも課題があった

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

経営企画室では役職者に向けてタスクをお願いすることが多く、タスク対応する役職者全員に向けてSlackで個別メンションを行なっていました。その後、期日が迫ってきたらその時点で未完了の方を洗い出し、該当Channelでさらに個別メンションをするという運用でした。

依頼したタスクが未完了か完了かは、スプレッドシート上に項目を追加して判別したり、我々が個々の作業ファイルの入力状況を都度、目視していました。

これらの手運用を解消するために、スプレッドシート上で未完了フラグが立っていればSlackにメンションを飛ばす自社開発システムをつくってみたり、Notionでも同様のことをしたのですが、当時の自動リマインド機能だけでは埋もれてしまい、タスクを完了してもらうには結局手仕事で、多大な工数がかかってしまっていました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

タスク対応するにもSlackでの依頼が様々なチャンネルで行なわれ、どこでどんな依頼がされているのか確認が困難でした。「対応するつもりではあるが、ただ見落としている」というケースも多く、メンバーからも「現状の運用以外で何かいい方法がないのか？」と常々質問を受けており、解決方法を模索している状態でした。

また、対応するつもりではあったが、忘れてしまったケースも往々にしてありました。経営企画室から依頼を送る対象は役職者が多いため、どうしてもリマインドの種類が増え、頻度も高くなります。その分負担が大きくなることを理解しながらも、リマインドをしないという選択肢はなかったので、役職者の手をわずらわせているのではないかと心苦しい気持ちでリマインド業務を行なっていました。

タスクを依頼する側としても、すべての対応状況を自ら確認しにいく手間や、未完了者に対して繰り返しリマインドを行なう手間があり、これらがなければ他の業務にあてられていたはずの工数が削られていると感じていたので、この点が課題でした。

「いつもの体験そのまま」だから、するりと導入が進んだ

コンプル導入の決め手は何でしたか？

当社ではメールは外部とのやり取りのみに利用しており、社内のやり取りにはSlackを利用しています。そのため、リマインドに外部のツールを利用する場合はSlackとの連携が必須です。この点に対応いただけていたのは決め手の一つでした。

あわせて、仕事をスマホで行なう従業員が多くなってきている中、スマホへの適切な通知にも対応できるということも大きな要因です。それらを踏まえ、現状から良くなるのであれば、まずはライトに試してみようと導入を決めました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

管理側の初期設定の手間がかかるのではないかという不安がありました。ですが実際は、ThinQ HealthcareさんとのキックオフMTGの場だけで操作が習得できるようなかんたんな操作性だったので、全く問題になりませんでした。

リマインドされる側がコンプルにスムーズに馴染んでくれるかということも不安でしたが、こちらも利用開始直後に何回か質問を受けた程度でスムーズに馴染んでくれています。

いつも作業しているSlackで、いつものやり取りとほとんど変わらない形で依頼やタスク対応が完結するので、Slackの直感的な利用体験はそのままに、新たなツールを導入しているという実感なしに導入を進められたのが大きかったのだと感じます。

リマインドの手間と、気疲れがゼロになった

コンプル導入をどのように推進されましたか？

Slackで導入の案内をしました。役職者が多いこともあり、サービスの理解が早く、特段抵抗もなく導入は進んでいきました。非常にシンプルな操作性であるため、説明会を開き動作の解説を行なう必要はありませんでした。

コンプル導入後の効果について教えてください。

リマインドの手間がほぼなくなり、リマインドを送る際の心理的な負担が軽減されました。コンプルでリマインド作業を行なってくれるので、私たちの方では気がついたらメンバーのタスクが完了しているという体験に非常に効果を感じました。

また、以前は特定のタスクを対応していない方に対し「他の方も見ているチャンネルでメンションをつけての再三のリマインド」をせざるを得ない状況でしたが、そちらもほぼなくなりました。結果的には、依頼を受ける側としても心的な負担が軽減されたのではないでしょうか。

最後に一言お願いします。 

任せられるところはツールにお任せしたほうが、業務効率が上がり他の業務にも気持ち良く取り組めるようになったため、改めてツールに任せることの大切さを実感しました。これからもよろしくお願いします。