「気づいていた課題」と「気にかけていなかった課題」

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

例えば、絶対に対応して欲しい業務に関しては「必読all」というチャットグループで連絡をしていました。そのうえで、Googleフォーム・Googleスプレッドシートを用いて各従業員の対応状況を管理し、対応していない従業員にはチャットで催促連絡を行っていました。 各業務ごとにチャットグループが分かれているので、労務系業務は労務のグループで、情シス系の業務は情シスのグループで催促連絡をしていました。

既存のチャットグループ内で催促連絡用のスレッドを立ち上げて連絡をするなど工夫をしていましたが、従業員の端末にプッシュ通知が出るわけではなく、通知が控えめで気づかれないことが多かったため、未対応の従業員をにやりきらせる力は大きくはありませんでした。そのため、結局は最後の追い込みとして、各端末にプッシュ通知が出るように、わざわざ手動で個別のチャットグループを立ち上げて、「対応完了したら抜けてください」の方式で、工数をかけて連絡していました。

このように、対応しない人たちを動かすために、手間とのバランスを見ながら段階的に強度を上げていく必要がありました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

管理部門から従業員に催促連絡を行うオペレーションに大きな工数がかかっていたことは、わかりやすい課題でした。

未対応者の抽出と管理、チャットグループの立ち上げと催促の投稿作業など、それらのすべてが大きな負担になっていました。一方で、タスクを依頼された従業員側は「あちこち見に行かなくてはタスクの詳細がわからない」とか「控えめな通知で催促されていることに気づけない」などの不満の声はあるにはあったのですが、それらの課題を元々強く認識していたわけではありませんでした。

だからこそ実際に課題が解消された時に上がった大きな喜びには「自分たちが認識している課題が全てではないのだな」という驚きがありました。

「課題への完全なフィット」と「低い導入ハードル」

コンプル導入の決め手は何でしたか？

まずはテスト導入をすることに決めましたが、その決め手はやはり「不毛な催促の作業をなくせる」という部分です。

組織も大きくなり、現場からの不満が大きくなっているタイミングでしたので「コンプルを使ってみないという選択はないな」と感じました。

加えて、導入のハードルがものすごく低かったことも、導入を後押ししました。この手のツールではよくあるのが「人事マスタをすべてキレイに整えないと導入が出来ない」などといった導入前の高い初期ハードルですが、コンプルに関してはそういった「初期ハードル」が一切なく、とにかくライトに使い始めることが出来ました。これは大きかったですね。

テスト導入の後「コンプルで依頼を行う従業員」と「タスクに対応する従業員」のそれぞれにアンケートを行ったところ、8割以上の好反応があったために導入を決めました。元々課題を感じていた依頼者はもちろん、驚いたのはもともとそこまで多くの不満の声が上がっていなかったタスク対応者からの評判が良く、中でもエンジニアからの評判が高かったことは、導入の後押しになりました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

コンプルは未対応者がゼロになるまでリマインドを最後までやりきるということが確実に保証されているわけではないので「果たして依頼者がどこまで利益を感じることが出来るだろうか」という部分に不安を感じていました。また、完了判定のためにタスクを対応する従業員自体がタスク完了ボタンを押すという行為自体も、ツールと連携して完全なタスク完了を把握できるわけでもないため、それにも不安がありました。

全体的に「導入したはいいが、あまりメリットが無かったね」となる可能性を不安視していたのですが、結局不安は杞憂に終わりました。 導入してみて、「自動でリマインドをしてくれたり」「タスクが分散しなくなる」といった非常に大きなメリットがあると気づきましたし、導入前に気になっていたことは必ずしも必要なものではなかったとわかりました。

業務効率化され、80%超えの圧倒的な支持を獲得

コンプル導入をどのように推進されましたか？

コンプルのCSの方と一緒にまずキックオフをして頂き、依頼をするユーザーと使う場面の多くをあらかじめ想定した上で、コーポレート組織のマネージャー全員に声をかけ、合計30人程度に対する説明会を行ってもらいました。ただ、一定以上の人数が集まれば、どうしても最初の一歩が踏み出しにくかったり、単純に新しいものを活用すること自体がおっくうな方が一定数出てきます。

そのため、そういった「説明会に参加はしたが最初の一歩を踏み出せない方々」に「コンプル化することで依頼側もタスク対応する側もメリットがあること」を伝え、まずは一度コンプルを使うようにお願いをしたりもしました。社内ではそれをコンプル営業と呼んでいました 笑。一部の方への「最初の一歩」のサポートしてあげれば、あとはツールの利便性を感じて頂き、その後は一気に利用が広まっていきました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

タスク対応率の定量的な変化や実際の工数の計測までは終えていないのですが、業務効率化がされたという体感がある従業員が依頼側、タスク対応側で80%を超えたということが、アンケートの集計結果でわかっています。

継続的に利用して欲しいと言う声も依頼側で70%、タスク対応側で80%を超える圧倒的支持で、大変満足しています。

依頼側従業員はタスクのリマインドの手間がなくなったこと、タスク対応側従業員はSlackだけ見れば何をやらなければいけないのかがひと目わかるようになったことが、それぞれの業務効率化につながったのだろうと考えています。

最後に一言お願いします。

初めて見た時にビビッときたサービスでしたが、それだけではなく実際にしっかり検証して「導入効果あり」と判断ができ、導入が進んだことを非常に嬉しく思っています。

サービス改善のスピードも早いので、今後のさらなる成長に期待しております。