管理方法は個人任せ。頻発する抜け漏れと、終わらない催促業務。

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

導入以前は、部門内で統一されたタスク管理ツールはなく、管理方法は個人の裁量に完全に委ねられていました。依頼者はそれぞれ任意の方法で業務を依頼し、それを受けた担当者はメモ帳、Outlookのタスク機能、個人のカレンダーへの手入力など、各自の方法でタスクを管理していました。中には、返信が必要なメールを、当人にしかわからないルールで部署のフォルダに保存するなど、極めて属人的な管理方法も見受けられました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

課題は、依頼側と担当側の双方に存在していました。
まず、依頼者である管理職は、部下ひとりひとりのタスク対応状況を個別に確認し、未対応者にはリマインドを行う必要があり、現状把握だけでも大きな負担となっていました。さらに、催促をしても、すべてのタスクを期日内に完了させることは困難な状況でした。
一方、タスクを受ける担当者側は「個人の注意力」に頼らざるを得ない状況に、大きな負荷を感じていました。個人の裁量が大きいがゆえに業務の抜け漏れが頻発し、大量のメールに重要なタスク依頼が埋もれてしまうことも少なくありませんでした。その結果、一見してタスクの重要度や優先順位、対応期限を判断することが難しく、依頼そのものが見過ごされてしまうケースも発生していました。
このような個々のタスクの遅延が、部門全体の業務遅延を招きかねません。あるタスクの完了を前提とする後続業務がある場合、前工程のタスクが見過ごされると、後工程の担当者には遅延の情報が共有されず、結果としてプロジェクト全体の進行に支障が生じます。こうした懸念から、個人の努力に依存した管理方法の限界を痛感していました。

導入の決め手は「受ける側」のメリット。「本来の業務」に集中できる環境が整った。

コンプル導入の決め手は何でしたか？

トライアルを実施した際、依頼側の利便性向上はもちろんのこと、特に「タスクを受ける側」の負担が劇的に軽減されると実感できた点が、導入の大きな決め手となりました。依頼者にとって催促の手間が削減されるメリットに加え、担当者が「依頼の見逃し」という心理的ストレスから解放され、本来やるべき業務に集中できる環境が整うこと。この双方、とりわけ担当者側へのメリットの大きさに、非常に魅力を感じました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

私たちの部門には、新しいツールの導入に対して心理的な抵抗を感じる傾向があったため、メンバーが積極的に利用してくれるかが最大の懸念点でした。特に、タスクを依頼する立場である管理職やチームリーダーは多忙を極めており、新しいツールの習得に時間を確保してもらえるか、不安視していました。
また、すでに自己管理を徹底しているメンバーにとっては、システムからの通知が過剰に感じられるのではないかという心配もありました。
しかし、これらの懸念は杞憂に終わりました。実際に一度利用してもらうと、その利便性の高さからツールへの抵抗感は自然に解消されていきました。また、タスクを適切に管理しているメンバーには不要な催促が届きにくい仕組みであることも分かり、安心して利用できるという信頼感につながりました。

完了率100%を達成。「タスク対応文化」の醸成で、コミュニケーションロスを一掃。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

最初にハンズオン形式の説明会を実施した後は、参加した従業員が自主的に理解を深め、自発的に活用し始めてくれました。「使えば良さがわかる」サービスであるため、私たちは利用開始への最初のハードルを下げるための支援に注力しました。
特に効果的だったのが、依頼者としてツールを利用してほしい管理職やリーダーに対し、あえて私から「コンプル」で業務依頼を送るというアプローチです。タスクを受ける側としての優れた体験を通じて、まずは担当者としてツールの利便性を実感してもらう。そうすれば、自然と依頼する側としても活用したくなるだろう、という狙いでした。このアプローチは功を奏し、利用者はスムーズに拡大していきました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

まず驚いたのは、タスクの期限内完了率の劇的な向上です。トライアル段階で、ほとんどの依頼において完了率100%を達成できたことには、目を見張るものがありました。
もう一つの大きな効果として、「コンプルで通知が来たら、それは対応必須のタスクである」という認識が、部門内の文化として醸成されたことが挙げられます。従来、メールでの依頼は他の業務連絡に埋もれがちで、依頼側は「正しく伝わったか」という不安を抱え、担当者側は「うっかり見逃していた」という事態が起こりがちでした。
「コンプル」によってタスクが明確に可視化され、担当者が「自分宛のタスクが来た」と強く認識できるようになったことで、こうした見落としや確認の手間といったコミュニケーションロスが一掃されました。同じ「通知」という機能であっても、メールとは全く異なる効果があることを実感しています。

最後に一言お願いします。

「コンプル」は、使えば使うほどその価値がわかるツールだと実感しています。今後は、さらに多くのメンバーに依頼者としても活用してもらい、より多くの業務依頼をこのプラットフォームに集約させていきたいと考えています。これからもよろしくお願いします。