全従業員の10%に個別対応が必要。経営判断への影響すら想定された。

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

コンプル導入前は、各種依頼を主にメールで全社に周知していました。提出状況については、各担当者がそれぞれExcelファイルを使って個別に管理していました。
経費精算のような毎月発生する定期的な依頼についても、その都度メールで周知するという運用でした。締切が近づくとリマインドメールを全従業員に送信していましたが、それでも未提出の場合は個別に連絡する必要がありました。実際のところ、全体の約10%の従業員に対しては個別フォローが必要という状況でした。

コンプル導入前の課題を教えてください。

最も大きな課題は、提出率の低さとリマインドの効果が薄いことでした。
全従業員向けのリマインドメールを送信しても、自分宛だという認識が薄く、ほとんど効果がありませんでした。特に毎回同じような内容のメールになってしまうため、かえって重要性が伝わらず、締切ギリギリや期限後の提出が多発する結果となっていました。
また、誰が提出済みかを確認する作業自体も非常に手間がかかっていました。未提出の場合は個別連絡が必要となり、一人につき約3回のやり取りを経てようやく提出いただける状態でした。深刻な問題として、依頼内容によっては月次の締め作業が完了せず、経営判断に影響を与える可能性がありました。さらに、毎回同じ人が提出しないという傾向も見られ、管理業務に多くの時間を取られている状況でした。

「催促業務のコスト削減効果」が導入の決め手

コンプル導入の決め手は何でしたか？

導入の決め手は、何よりも催促業務にかかる時間とコストの削減効果でした。
コンプルを最大限に活用することで、依頼者側だけでも、これまで催促業務に割かれていた多くの時間を大幅に短縮できる見込みが立ちました。一つ一つの依頼に費やしていた手間が格段に減り、積み重なることで、担当者は本来の業務により多くの時間を割けるようになります。
また、依頼を受ける側にとっても、これまで上司や担当者が対応に追われていた時間が大幅に削減されることが明らかになりました。これにより、個々の担当者の負担が軽減されるだけでなく、組織全体として見ても、これまで催促業務に費やしていた多くの時間を他の重要な業務に振り向けられるという、大きなメリットがあります。
加えて、コンプルが持つ導入のしやすさや、誰にでも直感的に行える設定の簡便さも、導入を後押しする重要な要素となりました。
これらの点を総合的に検討した結果、催促業務にかかっていた目に見えないコストも含め、確実に業務全体の効率化が図れると確信し、導入を決定いたしました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

導入にあたって特に大きな不安はありませんでした。ただ、すでに社内でさまざまなシステムを使用していたため、新しいツールをどのように既存の業務フローに組み込んでいくかという点は課題として認識していました。
また、依頼される側と依頼する側の両者に対して、丁寧な説明が必要だと考えていました。せっかく催促業務の削減を目指して導入しても、ツールが使われなければ効果は出ません。特に管理部門には、しっかりと説明して理解を得る必要があると考えていました。

未提出者が80%削減。高い導入効果と社内に広がる利用希望

コンプル導入をどのように推進されましたか？

導入推進にあたっては、依頼を受ける側への丁寧な説明を行いました。導入に関してメールの案内だけでは、どう対応すればよいか分かりにくいという声があったため、月1回の全従業員ミーティングで直接説明を行いました。対面で説明することで受け手の理解と受け入れがスムーズになり、反応は概ね好評でした。
依頼する側へのアプローチとしては、各部署の説明会を開催し、疑問点はその場で解消していきました。特に効果的だったのは、事前に各部署がどんな依頼を出しているかを洗い出し、コンプルで管理すべき案件を具体的に選定したことです。実際の業務に即した例を使って、コンプルで何を依頼するかを明確にしたことで、利用シーンのイメージを持つことが出来ました。その結果、管理部門だけでなく営業部門や制作部門など3部署からも『うちでも使いたい』という相談が寄せられ、今後展開していく予定です。

コンプル導入後の効果について教えてください。

導入時に設定した目標に対して、依頼が予定通り進んでいるか、しっかり実行されているかを確認しています。
導入直後から、大幅な業務工数の削減を見込んでおります。
他の効果として、締切に遅れる人が導入前より確実に減少しました。以前は全体の10%程度の人が遅れていましたが、現在では2～3%まで改善されています。
また、社内からは『自分たちも依頼を出してみたい』『催促業務の負担が軽くなった』という声が上がっています。さらに、『メールと比べてシンプルで分かりやすくなった』『内容が明瞭で、何をすべきかが明確になった』という評価もいただいています。

最後に一言お願いします。

導入までサポートしていただき、本当にありがとうございました。
依頼業務は必ず遂行してもらう必要がありますが、その催促作業自体は何の価値も生み出しません。ですから、削減すべき作業だと考えています。
今後従業員が増えていけば、全従業員への依頼業務はさらに大変になります。現時点ではExcelでも管理可能かもしれませんが、これ以上規模が拡大すると管理が困難になることは明らかです。このタイミングで無駄な作業を削減できたことは、非常に助かっています。催促業務は会社の規模に関係なく発生するものですから、あらゆる企業で導入効果が見込めるサービスだと考えています。