組織拡大を前に、「催促」の業務効率化は急務だった。

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

勤怠と経費精算のリマインド業務に、想像以上の時間と労力を費やしていました。
具体的には、提出期限を過ぎた人には、まずSlackで専用チャンネルを作成して催促し、それでも反応がない場合は個別のダイレクトメッセージや直接の声掛けでリマインドをしていました。
他には、取引先への支払いに関する精算は、遅れが企業間のトラブルになりかねないため、申請者本人とその上長の両方にリマインドを行い、確実な処理ができるようにリマインドを徹底していました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

社内へ様々な業務を依頼する際、依頼して終わりではなく付随する催促や確認作業が発生します。この業務が増えれば増えるほど本来の業務や注力すべき業務にまで支障をきたしたり、催促に伴う精神的な負担、業務効率の低下などが発生してしまいます。
弊社では今後の組織拡大に伴い、こういった問題が深刻化しないよう対処する必要があると考えていました。

「コンプルしといて」が業務依頼フレーズに

コンプル導入の決め手は何でしたか？

コンプルをテスト導入してみると、早速目に見える効果が出ました。
例えば経費精算の業務では、締切を過ぎる未対応者数が83%減少しました。財務経理部門からは催促業務が大幅に軽減されたという声をもらいました。
コンプル導入前は、未対応者を確認する手間や、未対応者に催促を送る心理的な負担があったのですが、これが大きく軽減されることがわかったことが、導入の大きな決め手になりました。
さらには、タスクを受け取る側の従業員からも評判が良く、アンケートでは80%が継続利用を希望するなど、高い評価を得ています。
特に高評価だったのは、依頼内容のわかりやすさと、タスク管理機能の使いやすさです。
コンプルは、一見すると自由に依頼内容を書くことができず、依頼者からすると制約があるように感じられます。しかしこれは実績データに基づいて設計された簡潔なフォーマットだということで信頼して使ってみると、やはり従業員側からも「わかりやすくなった」という声をもらいました。
普段使うSlackでタスクが一覧で把握でき、依頼内容とステップが明確に表示されるため、必要な情報を探す手間が省けたことで、タスクを完了しやすくなっているようです。
またテスト導入の間でも、業務依頼の際に「コンプルしといて」という会話が社内で飛び交うほど、急速にサービスが浸透していたことも、導入決定の後押しになりました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

導入前から依頼する側と依頼を受ける側の双方にとって便利なツールになるだろうなとイメージできていましたので、効果についてはあまり不安はありませんでした。
とはいえ、バックオフィス以外の部署やマネージャー層に広く使ってもらえるのか、新しいツールへの抵抗感が出るのではないかという懸念はありました。

勤怠未提出者が1%まで激減。全従業員80%が導入に前向き。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

導入してみると、「新しいツールへの抵抗感が出るのでは」という当初の懸念は自然に解消されていきました。
また、短期間で数値的な効果を示すことが難しいのではないかと思ってましたが、導入した後に実施した従業員アンケートで、80%が継続利用を希望し、残り20%も「タスクを自己管理できているので、自身には必要ない」という意見であり、否定的な声は一切ありませんでした。
特に効果的だったのは、代表自身がコンプルを実際に使用し、その利便性を直接体感できたことです。具体的には、勤怠承認者として利用する中で、リマインド機能の有用性を実感し、「コンプルからの通知があるので必ず対応できる」という前向きな反応がありました。
このように、ユーザーからの高い評価と実際の使用体験に基づいて、導入を推進することができました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

コンプル導入後の効果を、定量的・定性的な両面から実感しています。
定量的な効果として、例えば勤怠管理の場合は期限未提出者が1%程度まで激減しました。
定性的な効果としては、依頼する側と受ける側双方の心理的負担が大きく軽減されました。
さらに、年末調整やストレスチェック、従業員代表選出など、繁忙期の3月に向けた各種手続きでも、コンプルの活用により業務負担の軽減が期待できます。
また、ミーティングでの決定事項をコンプルでタスク化することで、自動リマインド機能により、相手が自然に行動を起こすきっかけとなっています。特に、管理職層への依頼に対する反応が改善されました。これは、タスクを一覧で確認できる機能が、管理職層にとって効果的だったためと考えられます。
なお、具体的な工数削減効果については、今後測定を進めていく予定です。

最後に一言お願いします。

タスク管理に課題を抱えている場合、コンプルの導入を強くお勧めします。
コンプルは他部署への催促や要請に苦手意識を持つ方々の業務をしっかりとサポートする心強いツールとなっています。
また、提出物の期限遵守といった基本的なルール遵守の重要性について、各部署のマネージャーにデータで示しながら理解を促し、組織全体のマネジメント意識向上につなげていきたいと考えています。
このように、コンプルは単なる業務効率化のツールを超えて、組織全体のコンプライアンスを向上させるきっかけにしていきたいと思います。