依頼のたびに増える管理スプレッドシート。情報過多で埋もれるタスク。

コンプル導入前はどのような管理をしていましたか？

主にSlackで業務依頼を行っていましたが、弊社では急成長に伴う組織拡大が続いており、それに比例して社内の依頼事項や管理工数も一時的に増大しており、運用は非常に煩雑な状態でした。依頼チャンネルが統一されず、メンションが乱発されるなど、情報整理が困難でした。

また、進捗管理の方法もアナログで、SlackにGoogleスプレッドシートのURLを貼り付け、従業員にそこへ入力してもらうことで完了確認を行っていました。 未対応者がいる場合は、スプレッドシートや外部ツール（サーベイや勤怠システムなど）から未提出者を抽出し、Slack IDと突き合わせてメンション付きでリマインドを送るという、非常に手間のかかる作業を繰り返していました。

それでも対応されないケースも多く、最終的にはダイレクトメッセージを送ったり、上司経由で催促してもらったりと、本来不要なはずの「催促業務」に多大な時間を奪われていました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

依頼者側は、進捗確認とリマインドの対応に追われ、本来の業務を圧迫している状況でした。依頼のたびに新たなスプレッドシートが作成されるため管理は煩雑を極め、正確な進捗を把握するには複数のシートを目視で確認し続けていました。さらに、未対応者1名ずつへの個別連絡も大きな作業負荷でした。特に、未対応者の上司や多忙な未対応者へ何度も催促を送らなければならない状況は、リマインド担当者にとって大きな心理的負担となっていました。

一方、依頼を受ける側も、情報過多によりタスクの把握が困難になっていました。様々なチャンネルで五月雨式に依頼が届くため、重要度や優先順位が判断できず、次々と流れてくるメッセージの中に対応タスクが埋もれてしまっていました。その結果、リマインドを受けて初めて依頼されていたことに気づくケースも頻発しており、対応タスクを探し出す手間も含め、組織全体で多くの時間を浪費していました。

シンプルな操作性に「これは浸透する」と確信した。

コンプル導入の決め手は何でしたか？

最大の決め手は、マニュアル不要で使える直感的な操作性です。当社では多くのツールを導入してきましたが、ツールは導入するだけでなく、現場に定着して初めて意味を持ちます。過去の経験上、操作性やわかりやすさが利用の浸透率向上に大きな影響を持つことがわかっています。当たり前のことですが、せっかく良いツールだったとしても使われなければ価値がないため、高い操作性であることは大切な要素だと考えています。コンプルはそこがとてもわかり易かったと感じています。

また、対応を依頼側ではなく依頼を受ける側にもメリットがありました。それは、依頼する側の依頼フォームがある程度決められているおかげで、最終的に作成される依頼文章が端的で非常にわかりやすく、対応依頼を受ける側にも大きなメリットがある点です。

加えて、導入前に端的に価値を認識できることもポイントです。導入によるリマインド工数の削減効果が一目瞭然であり、課題の核心に特化したサービスならではの信頼感がありました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

新しいツールが現場に定着するかどうか、という点に不安がありました。 過去の経験上、ツールの導入は、まずITリテラシーの高い一部の従業員が使いこなし、そこから徐々に周囲へ広まっていくというプロセスになりがちでした。つまり、ツールの浸透度が、特定の「得意な人」の影響力に依存してしまうという懸念があったのです。 コンプルも同様の道をたどるのではないかと心配していましたが、その不安は杞憂に終わりました。

カスタマーサクセス担当の丁寧な伴走で、特定従業員に依存せず社内に浸透。期日超過は10分の1に。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

当社の場合、新しいツールの利用が定着するまでには時間がかかるのですが、今回はカスタマーサクセス担当の方に終始丁寧に伴走していただいたおかげで、全従業員が当初からスムーズに利用を開始できました。

具体的には、事前に社内でのユースケースを綿密に設計し、迷いなく使い始められるよう手厚くフォローいただいたことが大きかったです。 その結果、導入直後から現場で高い利便性が評価され、予想以上のスピードで社内への浸透が進みました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

リマインド業務がほぼ自動化されたことで、未対応者の洗い出しや個別連絡、未対応者の上司への声がけといった管理工数が大幅に削減されました。特に定量的な改善効果は顕著であり、特別な事情がない限り、期日超過の未対応者の発生はほとんどなくなりました。

例えば、全社で義務付けられている必須研修などの重要タスクにおいては、導入後の期日超過人数が導入前の10分の1程度に激減しており、その効果の高さを実感しています。

依頼を受ける側の従業員からも好評です。 依頼内容が標準化・明確化されわかりやすくなったことに加え、Slack内で埋没してしまう課題が解消されました。結果として、過去の依頼を検索する時間などの「非生産的な工数」が排除され、従業員が本来の業務に集中できる環境が実現しています。

最後に一言お願いします。

リマインド業務などの定型的な追跡業務は、付加価値の創出に繋がりにくく、精神的リソースを大きく消耗させる課題がありました。コンプルは単なる自動化ツールではなく、こうした個人の心理的負担を減らすための仕組みであると感じています。多くの企業様が、同じような悩みを抱えているのではないでしょうか。

また、お会いしたThinQ Healthcareの皆様全員が、コンプルの提供価値を深く確信している姿にも感銘を受けました。その姿勢を見て、今後もプロダクトが健全に進化していくと確信できました。今後のさらなる発展を期待しています。