従業員の2割が未対応。依頼者、マネージメント層のリマインド工数が膨大に。

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

弊社は社内コミュニケーションツールとしてSlackを活用しており、タスクの進捗管理はスプレッドシートで行っていました。
コンプル導入前は依頼内容に合わせてSlackの使い分けを工夫していました。
全従業員向けの依頼は全体チャンネルでの投稿、特定のメンバーへの依頼は個別のダイレクトメッセージを使用するなど、依頼内容に合わせて連絡手段を変えていました。
しかしこの方法では、必ず2割程度の従業員は未完了のまま残ってしまっていました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

各部署へのヒアリングを通じて、複数の部署で共通するリマインドに関する課題が判明しました。
まず、マネージャー層は依頼の仲介役として、大きな負担を強いられている状況でした。マネージャー層はただでさえ本業務で忙しいのですが、メンバーへの依頼伝達から進捗管理、催促まで幅広い業務を担っていました。
また、依頼者である管理部門側の工数も大きいことが判明しました。未対応者をリストアップしたり、何度も何度も催促しなければならない状況だったからです。また、無視されながらも同じ相手に対して繰り返しリマインドを行わなければならないので、依頼者には心理的な負荷も大きくかかっている状況でした。
このように、リマインド業務は組織全体の効率性と職場環境に大きな影響を及ぼしていた課題でした。

依頼者とマネージメント層の工数が大幅削減。全従業員の95%がポジティブ反応。

コンプル導入の決め手は何でしたか？

コンプル導入の決め手となった要因は3つありました。
まず、既存の課題に対する解決力が挙げられます。特に、手作業で行っていたリマインド業務を、未対応者リスト作成から期日設定、自動リマインドまで一元管理できる点が魅力的でした。また、直感的な操作性により、業務効率の改善が期待できました。
次に、テスト導入での具体的な成果です。社内アンケートを実施したところ、依頼者側の課題解決に効果的であることが確認できました。さらに、予想以上の反応があったのが依頼を受ける側である全従業員からの評価で、約95%という高い満足度を得ることができました。具体的には、「依頼の抜け漏れがなくなった」「リマインドが適切なタイミングで届く」といった好意的な声が多く寄せられました。
最後に、導入・運用のしやすさです。シンプルなユーザーインターフェースにより、特別な説明会を実施することなく、誰でも直感的に操作できました。実際に、導入後の操作に関する問い合わせはほとんどありませんでした。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

最初にコーポレート部門から利用を開始し、特に問題なく運用できましたが、次の課題は全社展開の進め方でした。
コンプルの導入を成功させるためには、特定部署での限定的な利用ではなく、全部署での活用が重要だと考えました。全社の依頼をコンプルに集約することで、タスクを受ける側の利便性が高まり、結果として導入効果を最大化できると判断したためです。

コンプルの利用部署を増やすため、部署内ミーティングでの説明や全社向けのSlack告知、さらには部署横断の管理者ミーティングでコンプルの話題を出すなど、様々な方法で周知活動を行いました。その結果、すぐに複数部署から利用希望の声が上がり、全社展開への手応えを実感することができました。

月20件の依頼完了率が92%に。社内初の期限内完了率100%も達成。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

社内でコンプルの宣伝活動をした結果、すぐに複数部署から利用したいという声が上がりました。
声を上げてくれた部署には、コンプルのサポート担当の方と連携して、コンプルの機能紹介や実務での活用方法について説明会を実施しました。専門家による丁寧なサポートにより、安心して導入を進めることができました。
また、タスクを受ける側のメンバーにはアンケート調査を実施し、現場の声を広く収集することで、より効果的な活用方法の検討に活かしました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

コンプル導入から3か月が経過し、毎月約20件の依頼がコンプルを通じて出されています。
導入前は上司を介しての依頼もあったため単純な比較は難しいものの、依頼の完了率が平均92%に達し、対応率は大幅に向上しています。特筆すべき成果として、これまで期限内に完了することのなかった定期的な依頼が、期日までに100%完了するようになりました。
さらに、依頼をする側にも依頼を受ける側の全従業員にも、それぞれ大きなメリットがありました。
依頼者側からは、「コンプルはUIが良いので、作業の負担が軽減された」、「リマインド業務における精神的負荷も大きく改善された」という声が届いています。
受け手である従業員側からは、「タスク管理が簡単で楽になった」、「業務の抜け漏れが減った」という声が届いています。

最後に一言お願いします。

コンプルの導入により、これまで抱えていた課題を効果的に解決できることを実感しています。
特に印象的だったのは、導入プロセスにおけるサポート体制です。サービスへの深い理解と熱意を持った担当者のきめ細やかなサポートにより、安心して導入を進めることができました。今後も充実したサポートをして頂き、継続して効果を出していけたらと考えています。