SlackとGoogleフォームでの管理に限界が。リマインド工数が膨大に。

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

主にSlackをコミュニケーション基盤として利用しており、全社員向けなら全社チャンネルで「@channel」、リーダー層向けなら専用チャンネルといった具合に、対象に応じたチャンネルで依頼を投げていました。また、社内ポータルでの周知事項をSlackへ自動通知する仕組みなども併用し、あらゆる手段で情報を発信していました。

集計が必要な依頼にはGoogleフォームを利用していましたが、その後の管理作業は非常に煩雑でした。回答結果を目視で確認して未対応者を洗い出し、そのメンバーだけで一時的なチャットグループを作成して一斉連絡したり、個別に催促メッセージを送ったりと、手作業でのリマインドを繰り返していました。絶対に期日を守らせる必要がある重要な依頼については、上司を巻き込んでダイレクトメッセージを送るなど、強い手段をとらざるを得ない場面もありました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

依頼者側の最大の課題は、リマインドにかかる膨大な手間でした。特に毎月の勤怠締めや経費精算業務は100%の完了が必須ですが、常に15%ほどの未対応者が残ってしまい、その回収に苦慮していました。未対応者へ繰り返しダイレクトメッセージを送り、それでも反応がなければ上司を巻き込んで連絡し、最後は直接デスクまで出向いて口頭で催促するなど、完了させるために多大な労力を費やしていました。

一方、対応者側も、多忙な業務の中で依頼を見落としてしまうという課題を抱えていました。膨大な情報の中に依頼が埋もれてしまうため、該当の連絡を探し出すのに手間がかかるだけでなく、そもそも依頼の存在自体に気づけていないという状況が常態化していました。

シンプルで直感的な操作性と、チームの製品への愛情が決め手に

コンプル導入の決め手は何でしたか？

まず、シンプルで直感的な操作性に惹かれました。依頼側のリマインド工数が削減されるだけでなく、依頼を受ける側の負担も軽減されるため、人事などの管理部門だけでなく、全社員が恩恵を受けられる点に大きな価値を感じました。

また、コンプルの営業、CS、開発担当者の皆様が、非常に親身にサポートしてくださったことも決め手の一つです。皆様が製品に対して強い愛情と絶対的な自信を持っており、営業の方が「リマインドしますね」の代わりに「またコンプルしますね」と自然に口にする姿がとても印象的でした。これほどまでに自社製品を愛しているチームは今まで見たことがなく、その熱量に驚かされました。

利用中のサポートも非常に誠実です。レスポンスが迅速なのはもちろん、機能的に難しい場合は理由を含めて率直に伝えてくれますし、要望の背景まで深くヒアリングしてくれます。以前相談していた課題が解消された際、機能リリースのタイミングで「課題を解消しました」と個別に連絡をいただいたときは、顧客一人ひとりと真摯に向き合う姿勢に深く感動しました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

従業員が本当にツールを使ってくれるのか、タスク完了率は向上するのか、そして自動リマインドが「しつこい」と敬遠されないか、といった点に不安を感じていました。

これまでもリマインド機能付きのシステムを利用してきましたが、通知メールが届いても無視されてしまい、完了率が著しく低かったという苦い経験があったからです。そのため、システムによる自動リマインドの効果に対して、正直なところ懐疑的な部分がありました。しかし、コンプルに関してはそうした懸念は全く当てはまらず、良い意味で期待を裏切る結果に驚いています。

コンプル導入後、完了率は常にほぼ100％。業務に欠かせないインフラに。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

まずは試験的に利用を開始したのですが、依頼側・対応側の双方から非常に高い評価を得られたため、迷わず本導入を決定しました。導入直後には、「必ず実行してもらいたい重要な依頼についてはコンプルを利用する」というグランドデザイン（運用方針）を策定し、全社へ展開しました。

その結果、すぐに全社員がコンプルを活用するようになりました。運用ルールを定めただけで、ここまでスムーズに利用が拡大したのは、コンプルのシンプルで直感的な操作性があってこそだと思います。また、依頼する側の社員が、まずは「タスクを受ける側」として良い体験をしていたことも大きな要因でしょう。「自分が受けて便利だったから、依頼するときもこれを使いたい」という意識が働き、自然と利用が促進されたのだと感じています。

コンプル導入後の効果について教えてください。

タスクの完了率は、常にほぼ100%を達成しています。対応する従業員からは「コンプルがあって助かる」という声が多く届くようになり、今では「コンプルに来ていない依頼は忘れてしまう」と言われるほど、業務に欠かせないインフラとして定着しました。社内会話でも「これ、コンプルしておきますね」という言葉が自然と使われるようになり、現在では「全社への依頼や必ず見てほしい連絡は、必ずコンプルを使う」という全社ルールを設けるに至っています。

依頼する側の変化も劇的です。社内ポータルへの掲載や周知は不要になり、コンプルだけで完結できるようになりました。以前は15%ほど残っていた未対応者がわずか1%程度にまで激減し、リマインド工数は驚くほど圧縮されました。何より、2回、3回と催促を繰り返すのはお互いに気まずいものでしたが、そうした心理的負担から解放されたことが、数字以上に大きな価値だと感じています。

最後に一言お願いします。

リマインド工数の削減とタスク完了率の向上は、我々にとって長年の課題であり、常に解決策を模索し続けていました。コンプルと出会い、その悩みが瞬く間に解消されたことに、心から感謝しています。

また、機能改善のスピードにも驚かされています。「こうなればもっと良いのに」という要望が猛スピードで製品に反映されていく点は、ユーザーとして非常に頼もしく、ありがたく感じています。今後も不可欠なツールとして活用していきたいと考えていますので、引き続きよろしくお願いいたします。