アナログな催促に疲弊する管理側と、処理しきれない現場側

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

従来はバックオフィス部門の担当者が、各々の任意の方法で従業員へメール依頼を送っていました。その後は、Excelなどを用いて目視で未対応者を洗い出すという、非常に手間のかかるアナログな管理を行っていました。

また、直接本人に催促するのではなく、上司をパイプ役として「部下に対応させてください」と依頼を回すケースも多々あります。それでも対応されない場合は、最終的に各担当者へ個別に電話をかけ、事情を説明して最後までフォローしきる手厚いサポートまで強いられており、管理側にとって非常に泥臭く、負担の大きい運用になっていたのが実情です。

コンプル導入前の課題を教えてください。

当社は2020年にトヨタ自動車とパナソニックの合弁会社として誕生した背景もあり、組織基盤を統合・構築していく中で、新しい仕組みを社内に浸透させていく仕事が多く発生していました。それに伴い、各部署から発生する「準定型業務」——例えば、各種アンケートの回答、eラーニングの受講、ITシステムのアップデート対応といった、定期・不定期に発生する入力や確認作業——の依頼が社内に散在し、催促のやり取りが急増していたのです。いくら分かりやすく依頼を工夫しても、期日通りに業務が完遂されないケースが多発していることに強い課題感を抱いていました。

また、タスクを依頼される現場側も、誰から何を依頼されているのか管理しきれない状態にありました。たとえば、各部署の人員確認依頼や、固定資産計画の入力、はたまた経費の入力など、さまざまな部署からさまざまな質の依頼が五月雨式に届きます。粒度や重要度もわからないまま期日を切られるため、現場は多くの依頼を処理しきれず、抜け漏れが発生しやすい状況になっていました。

社内での自発的な利用拡大と、確実な費用対効果を確信

コンプル導入の決め手は何でしたか？

当時、私はGX本部 DX推進部 DX企画グループに所属し「間接業務の競争力を上げる」という重要なミッションに取り組んでいました。その一環として、最新の技術トレンドや市場の傾向を把握するために足を運んだ展示会で、コンプルの掲げる「督促の自動化」という言葉に直感的に惹きつけられました。当時私たちが強く感じていた「五月雨式の依頼による現場のタスク漏れと、管理側の終わらない催促ループ」という双方の課題とまさに合致しており、「これはうちの会社でも絶対に流行るから導入してみたい。」と思いました。

コンプルは「メールアドレス一本で依頼の方式が定型化され、さらにTodoとしてタスクが自動で割り振られる」という非常に汎用的な仕組みです。これなら現場にとっても受け入れやすく、すぐに使いこなしてもらえるのではないかと感じました。

また、打ち合わせを重ねて理解を深めるにつれ、「誰が書いても依頼が端的でわかりやすい」「上司を巻き込むことで効果的に完了率を上げられる」「データに基づき最適なリマインド頻度・タイミングを設定している」といった、コンプルのプロダクト思想に深く共感しました。当社でも草の根的に社内へ利用が広がっていく肌感は確信に近くなっていきました。

DX企画グループ内で議論した際にも、「これなら利用者を自然に増やせる」「確実に費用対効果を出せる」と意見が一致し、まずは1年間のトライアルとしてコンプルの導入を決定しました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

「この課題は、果たしてシステムを導入してまでやることだろうか」という点に不安がありました。上司からも「依頼側の工夫で解決できるのでは？」というアドバイスもありました。

たしかに、全員が「依頼が理解されればすぐ実行する」組織ならシステムは不要です。しかし実情は、自分のタスク優先で埋もれてしまう人、メールを見落としてしまう人、適切な案内や分かりやすい文章がないと動けない人などが存在し、リマインドを何度も実施しており、管理側は「終わらない催促ループ」に疲弊していました。一方の現場側も、さまざまな部署から五月雨式に飛んでくる依頼を処理しきれず、「タスク漏れや対応工数増大」という深刻な事態に陥っていたのです。このように管理側と現場側の双方が限界を迎えていたからこそ、仕組みで根本から解決すべきだと上司を説得し、導入に踏み切りました。

いざ運用が始まると嬉しい誤算がありました。本来、SaaSの導入には慎重な立場にある情報セキュリティチームから「依頼や催促の運用がとても楽になった」と直接感謝されたのです。さらに現場からも「コンプル経由で依頼されないと管理が面倒だ」という声が多く届き始めています。管理側と現場の双方からシステムを必要とする声を得て、当初の不安は完全に払拭されました。

全社6,000人の実行基盤へ

コンプル導入をどのように推進されましたか？

現場への無理強いはせず、自然な形での浸透を目指しました。たとえば、当社には複数の拠点があるため、各拠点の食堂にあるサイネージでコンプルの説明動画を流し、まずは認知を広げていきました。

当初は「既存の運用を変えたくない」とコンプルの利用をためらう層も一部にいました。しかし、社内にコンプルが広まるにつれ、タスクを依頼される現場側から「この手の依頼はコンプルで送ってほしい」という要望が強くなっていきました。タスク管理が楽になるという現場の声に後押しされ、旧来の運用は徐々にコンプルへと置き換わっていきました。

一方で、6,000名の全社員に向けて一斉にコンプルで依頼を送る「はじめての全社依頼」の際には、かなり慎重に進めました。日頃のセキュリティ教育の成果もあり、見慣れないシステムからの通知を不審なメールやウイルスと勘違いし、現場が混乱するリスクがあったからです。

そこで、まずは「今後コンプルというシステムから通知が届く」という事前案内を出し、次に「今回の全社アンケートはコンプルで送る」と予告し、最後に実際の依頼をコンプルで送信する、という丁寧なステップを踏みました。初めて全社宛てにシステムから依頼を送信する担当者は大変緊張するものです。だからこそ、現場の混乱を防ぐための事前の周知徹底と、最初の依頼者が安心して送信できるサポートを手厚く行いました。

その結果、送信直後こそ「これ何？大丈夫？」といった問い合わせが数件あったものの、事前の周知が功を奏し、現場の混乱は最小限で済みました。そして、この一度目の全社依頼が無事に終わった後は、コンプルの便利さが一気に認知され、スムーズに全社へと利用が広がっていきました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

1年間で数千時間の業務時間削減、平均タスク完了率93％という大きな成果が出ています。また、社内で一気に利用が広がる起爆剤となったのは、導入初期に行った全社員を対象としたアンケートでした。実は1年前、同じアンケートの回答率は47%にとどまっていましたが、コンプルを活用したところ、一気に80%まで跳ね上がったのです。

また、当初コンプルは数百から数千人への一斉依頼での効果を想定していましたが、現在では1人への個別タスクやプロジェクト進行の管理など、活用範囲は社内のあらゆる業務へと拡大しています。たとえば、人事の研修受講やITのシステム更新、労務の健康診断の受診徹底といった全社共通のタスクに加え、事業・製造部門の現場でも広く活用されています。具体的には、月報の回収や作業記録更新、さらには定期的な特許調査といった各部門固有の反復的な定常業務にまで深く浸透しました。単なる一過性の依頼システムにとどまらず、今や各部署が自律的に業務を確実に完遂させるための「なくてはならない実行インフラ」として、当社の組織力を支える強固な土台となっています。

最後に一言お願いします。

今後は単なる「督促管理システム」という枠組みを超えて、社内業務の標準化を強力に推し進めるためのツールとして活用していきたいと考えています。

コンプルを活用してタスクを1アクションで完了させる意識を浸透させ、全社の生産性向上に寄与していきたいと考えています。