100%回収の重責と膨大な催促コスト。流れるチャットでタスクを追う現場も疲弊

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

これまでは週次の全社アナウンスで発信した事項を、後からチャットツールで改めて依頼する運用を行っていました。しかし、その投稿先は「対応が必要な依頼」と「確認のみの周知」が混在するチャンネルだったため、重要な情報が他のメッセージに流れて埋もれてしまいがちでした。その結果、未対応のユーザーへの催促には個別連絡を行うなど、非常に多くの工数を割かなければならない状態でした。

コンプル導入前の課題を教えてください。

依頼する側と受ける側、それぞれに大きな課題がありました。

まず依頼する側の課題として、依頼した事項になかなか対応してもらえないということがありました。現状の状態を直接聞く以外の方法（社内議事録から探し出すなど）が取られることも増えていましたが、不正確なうえに工数がかかりすぎて限界を感じていました。

例えば人事部門では「評価入力を100%完了させること」に大変な手間をかけていました。特に360度評価などは、対象者全員が回答を完了しないと上司が確認フェーズに進めない仕組みであるため、確実に100％の回答を集める必要があり、非常に苦労していたのです。

セキュリティ部門でも、こうした他部門の苦労を目の当たりにして強い危機感を抱いていました。コンプライアンス強化のために全社員へ「セキュリティに係るeラーニングや研修」を実施する際、既存の手法では催促に膨大なコストがかかることは目に見えていました。そのため、本格的な施策を走らせる前に、この「回収や催促の工数が肥大化する」という課題をあらかじめ潰しておく必要がありました。

一方で、依頼を受ける従業員側にも大きな負担が生じていました。具体的には、「依頼と周知が混在したチャットツールの履歴から自身のタスクを遡って探す手間」「それぞれのタスクの締め切りを個々人で管理する労力」、そして「対応漏れを防ぐためにタスクを常に把握し続ける心理的負荷」が重なり、これらが現場の大きなストレスとなっていたのです。こうした受け手側の負担も、早急に解消すべき重要な課題でした。

「内製できるエンジニア集団」が、あえてコンプルを選択した理由

コンプル導入の決め手は何でしたか？

何よりも一番の決め手となったのは、テスト利用後のタスクを受け取る従業員からの評判の高さです。現場から寄せられた「対応が難しいときは、安心してタスクを放っておける」という称賛の声が、コンプルの価値を最も端的に表していました。コンプル経由の依頼は、自身でタスクを起票しなくても自動的に一覧としてまとまり、しかるべきタイミングで適切なリマインドが届きます。この仕組みがあるからこそ、従業員は「タスクを自力で管理しなくても大丈夫だ」という安心感を持てるようになったのです。

依頼する側にとっても大きなメリットがありました。誰が未対応なのかを細かく管理する必要がなくなり、催促にかかる工数が大幅に削減されたにもかかわらず、重要な依頼の完了率が非常に高かったのです。こうした確かな実証結果も、本格導入を後押しする大きな要因となりました。

さらに、全社的な状況とタイミングが合致したことも挙げられます。ちょうど会社として棚卸し業務やさまざまな取り組みが拡大し、社内への依頼事項がどんどん増えていく過渡期にありました。そうした組織の変化のタイミングに、コンプルの機能が見事にフィットしたことも大きな理由です。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

当社にはエンジニアが多いため、まずは「これなら自分たちで作れるのではないか」という声が上がるだろうと予想していました。しかし、テスト利用を通じてコンプルのプロダクトとしての完成度の高さを実感し、内製ではなくコンプル導入を決定しました。

ツールを内製する場合、「そのツールをすごく使いたい人・使う必要がある人」と「開発して運用していく人」が未来永劫一致していることが重要です。しかし現実的には同一担当者による継続的な保守運用は難しく、最終的に対応できなくなるリスクがあります。また、本当に社内で必要とされるサービスであれば、要求レベルもクオリティもどんどん上がっていきます。継続的に高い品質を求め続けるのであれば、心血を注いでプロダクトを磨き上げている外部の専門サービスを導入した方が、結果的に安定した大きな価値を得られると考えました。単純な費用対効果の観点でも、外部サービスの経済合理性は高いと判断しています。

また、当社は海外のメンバーも多いため、英語対応についても不安がありました。当初のコンプルは英語対応に少し課題があったものの、まずは一次対応をしていただき、その後の二次対応も含めて迅速に改修を行っていただいたことで、問題なく利用できるようになりました。このスピーディーな対応には、かえって信頼感が増しました。

機能面では、「自動リマインドの通知が煩わしい」という反発が過剰に出るのではないかという懸念がありました。「自分は管理できるからリマインドは不要」という意見も出ましたが、会社全体として見れば必要なツールでした。リマインドなしに対応ができていた方々に、日々の感謝と少しでも負担を増やさない運用をする旨を時間をかけて伝え、理解していただきました。しっかり自己管理できている方ができるだけ犠牲になることがないように、また、リマインドされるまで対応しないことが当たり前であると解釈されないよう、コミュニケーションには気を配っています。

システム連携の面では、他のシステムとの連携やAPIを用いた自動依頼やAIからの呼び出しといった要望も社内にはありましたが、コンプルは特定のSaaSとの連携に特化しすぎていない点が逆に良い部分だと感じています。例えば「アンケートフォームツール連携」のように特定のサービスに依存してしまうと、それ以外の用途での汎用性が下がってしまいます。コンプルの構造は固有のデータを受け取れるような疎結合になっており、ユースケースを特定のツールに縛らない点が大きな価値になっていると感じました。あらゆる依頼が同じ経路で来ることにより価値が増すプロダクトと考えているためです。

最後にセキュリティ面についてですが、当初はID・パスワードとIP制限のみの対応であり、リモートワーク中心の当社としては不安が残りました。しかしその旨をご相談したところ、テスト利用期間中に2段階認証を迅速に実装していただくことができ、セキュリティチームとしての懸念も無事に解消されました。

現場の「使いたい」の声で前倒して利用拡大。手間なく完了率90%超を達成

コンプル導入をどのように推進されましたか？

まずは全社に向けて導入のアナウンスを行いました。当初の計画では、管理部門全体へ段階的に周知していく予定だったのですが、全体に周知する前にHRやバックオフィス、事業部門で情報資産の棚卸しをしているチーム、さらにはスーパーコンピュータを管理している部門などから、「自分もユーザーとして催促を受け取ったけれど、とても便利そうだからうちの依頼業務でも使いたい」と声が上がり、前倒しで利用が進んでいきました。

先ほどお話しした通り、初期の段階ではまだ機能的に十分揃いきっていない部分もありましたが、それでも「今すぐ使いたい」という熱量の高い方々には先行して利用してもらい、その後、ツールとしてある程度しっかりと準備が整った段階で改めて管理部門全体へ周知し、利用者を募っていきました。

また、推進する上で少し工夫した点もあります。当社では元々「まずはチャットツールのチャンネルで依頼を発信し、期限が過ぎてから未対応者を抽出して催促する」という運用を行っていたため、コンプル導入後もその運用フローをそのまま続けたいという方が少なからずいました。そうした方々には、「期限後の催促ツールとして使うのではなく、最初からコンプルで依頼を発信した方が、依頼する側も対応する側も絶対に便利だよ」と丁寧に伝えていきました。こうした地道な働きかけなども行いながら、結果としてコンプルは社内に一気に定着していきました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

最も明確な成果は「各種研修」における完了率です。導入前は全社からの回収と催促に膨大なコストがかかっていましたが、コンプル導入後に実施した研修類は、管理側の工数をほとんどかけていないにもかかわらず、すべて90％を超える高い完了率を達成しています。

また定性的な面では、依頼側・受け手側の双方から「タスク管理のストレス」が大きく減ったことが何よりの効果だと考えています。依頼側は未完了者の抽出や個別の催促が不要になって心理的な負担が下がり、受け手である従業員からも「安心してタスクを後回しにできる」という声が継続して上がっています。

いつまでに何をすべきか、抜け漏れがないかを自力で常に気にかけなければならない状態は、従業員にとって思いのほか大きなプレッシャーです。コンプルがその管理を肩代わりしてくれることで、単なる業務時間の削減にとどまらず、「タスクを記憶し続ける」という見えないストレスから現場を解放し、従業員が本来の業務に100%の集中力を注げる環境づくりにしっかりと直結していると感じています。

 最後に一言お願いします。

コンプルにおける最大のユーザーは、実は「依頼される側」の従業員だと考えています。だからこそ、現場のリアルな反応を見るためのテスト利用が非常に重要な意味を持つシステムだと感じています。

自社のカルチャーにうまくフィットすれば、組織全体の業務効率と心理的負担を劇的に改善する素晴らしいツールになります。導入を迷われている、あるいは自社に合うかどうかわからないと悩んでいる場合は、頭で考えるよりも、まずは一旦現場で試してみることを強くおすすめします。