年間100人増員という急拡大で、既存運用が限界に。

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

事業企画部は人事、総務、労務、法務、経理の役割を担っており、定期的な親会社からの研修実施依頼や勤怠締めなど、様々な全社依頼業務を行なっています。以前はそれらの業務をSlackとGoogleスプレッドシートを用いて管理していました。

Slackでは、対象者がいるChannelで@hereをつける形で全体発信することで全従業員へタスクの依頼を行ない、それだけでは対応していただけない従業員がいる場合、その方々へのリマインドのために個別DMでリマインドを行なう、という繰り返しによって対応していました。

対応状況の確認は、利用しているWebサービスなどから対応結果をエクスポートし、対応/未対応の判定を手で行なっていました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

私はリマインドのことを「追い切る」と表現しているのですが、追い切るための工数が大きくなりすぎて限界に達していました。

当社に入社してから5年が経過しますが、この1年で従業員が100名弱増員という急拡大がはじまりました。あまりに早い速度で会社が成長してきたために採用や体制の整備が追いつかず、人事、総務、労務、法務、経理を私1人が担う体制がほぼ破綻していた状況でした。そんな体制の中でも当然法定対応は100%達成する必要があるのですが、残念ながら現実的な解決方法が見えない状態になっていました。

問題解消のために、社内でSlackとGAS（GoogleAppScript）を用いたリマインドシステムも開発されていたのですが、自動リマインドに全員をタスク完了させるほどの力はなく、システムでのリマインドに限界を感じていました。

すぐに使い始められる簡単さ。すぐに生まれた成功体験。

コンプル導入の決め手は何でしたか？

まず第一に、私たちの課題に完全にフィットして解消してくれるサービスであった点です。会社の急成長に伴う課題に本当に頭を悩ませていたのですが、そこにフィットした唯一のサービスがコンプルでした。比較検討しようにも、類似サービスを発見することはできませんでした。

第二に、UIのわかりやすさと、そこからくる使いやすさです。事業企画部でまず試験的に導入をしたのですが、コンプルの使い勝手があまりにも良いために他部署にも勧めていこうと利用促進のためのWebMTGを開くことになりました。MTGは当初30分の予定でしたが、実際にはあまりに簡単すぎて10分程度で終了してしまいました。それでも説明をうけた授業インは皆きちんと使い方を理解をしてくれていたぐらい、誰でも簡単に使えるサービスです。

第三に、Slackとの連携です。当社だとSlackがメインのコミュニケーションツールで、従業員はほぼメールを見ていないないので、Slackに連携されるというのは必須要件でした。

第四は、定量的な成果がすぐに出たことです。まずはお試しの気持ちで利用開始しましたが、間髪入れずに定量成果が出たため、ほどなく本導入を決めました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

私は、自分がやり慣れた方法で対応してしまうというあまり誇れない癖があるので、新しいサービスを使いはじめられるか、また、使い始めても継続的に使えるかについては、大きな不安がありました。

ただ「使いはじめられるかどうかの不安」は初めての利用時に「こんなに簡単なんだ」という驚きとともに解消されてしまいました。

また、コンプルを使うたびに期日通りにタスクが終わっていくという成功体験をすぐに得ることができたため、気づいたら自分からのほとんどすべての依頼をコンプルで行なうようになっていました。そのような流れで日々便利に使わせていただいており、継続利用の不安も杞憂に終わりました。

信頼感と必要性から、どんどんコンプルが社内に広がっていく。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

まず、自部署の別メンバーに広げ、その後で他部署でも実際に使って貰えるようにMTGなどを設定しながら利用を促していきました。ただ、私がそのような動き方をせずとも、必要に駆られて自然と利用が広がっているケースもあります。

営業チームの請求処理における課題が経営会議の議題にあがった時などは、コンプルの成果をよく知る代表の「それならコンプル使いなよ」の鶴の一声で利用が決まりました。それぐらい、既にコンプルへの信頼度が上がっているので、社内へは今後どんどん自然発生的に広がっていくのではないかと考えています。

コンプル導入後の効果について教えてください。

「リマインドを手放せる」というのが大きな効果で、リマインドの手間がほぼゼロになりました。一度コンプルをセットしてしまえば、あとは放っておくだけで期日になったら皆さんが対応完了にしてくれているので、リマインドをしようと自分が考えるという事はなくなりました。

また、当社では研修や法令対応など、親会社からの重要な依頼についてはグループ各社の対応状況が一覧化されるのですが、コンプルを利用させていただくようになってから、そこでの数字が高い水準で安定するようになったことも、目に見える定量的な効果だと感じます。

最後に一言お願いします。 

今後も多くの部署で使ってもらえるようにしていきたいと思いますし、私もたくさん活用させていただきます。今後の機能拡充などに期待しています！