鬼門のeラーニング。依頼側もマネージャーも多くの時間を費やしていた

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

全従業員が参加しているSlackのChannelで@channelなどの全体メンションを用いて依頼を行ない、その後、Googleフォームやeラーニングシステムを入力してもらう形式を採用していました。

ただし、当然依頼しただけで全員がタスクを終えてくれるわけではありませんので、リマインドを送る必要があります。リマインドは、対象人数が少なければ個別DMを送り、対象人数が多い場合は新たに作成した対象者だけの臨時Channelで送っていました。

ただ、そこまでしても対応してくれない人に対しては、上司を入れた「対象者+上司」という形の個別DMを作成するなど、手間をかけて運用していました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

eラーニングを全従業員に完了してもらうために多くの工数をかけていたことが、わかりやすい課題です。eラーニングは対応率を100%にする必要があるので、これまでありとあらゆる対応率向上の手を打ってきました。

例えば、従業員がスムーズに対応できるように依頼するメッセージや対応手順の文章をシンプルにしたり、期日前後でかなり厳密かつ頻回にリマインドを行なったり、対応してくれない方の上司を早めに、多めに巻き込んでリマインドを行なったり、他の依頼と比べても特に手をかけて管理をしていました。

依頼する我々と未対応者の上司がかける対応工数の大きさは、目に見える大きな課題でした。また、社内の有志でコンプルのようなSlackアプリケーションを作成し、自動リマインドを行なっていた時期もあったのですが、使い勝手やタスク対応側があまり対応してくれないなどのいくつかの問題によって、社内での認知度や利用率が上がりきらないという課題がありました。

本当にコンプルだけで従業員が動き、対応が完了した

コンプル導入の決め手は何でしたか？

依頼側としてもタスク対応側としても、とにかく直感的でシンプルな使い勝手のサービスであったことが導入の決め手です。

依頼側としては、初めて利用を開始したその日から手順書などを見る必要が一切なく、もちろん利用説明を受ける必要もなく、かんたんに依頼を作成することができました。タスク対応側としても、非常にシンプルで何をすべきかが明確になっていたため、誰もが使いやすいツールであると確信し導入を決めました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

「いちシステムであるコンプルからの依頼やリマインドだけで従業員が本当に動いてくれるのか」というのが一番大きな不安材料でした。

これまでも自分なりに人間だからこそできる丁寧なサポートを心がけていたつもりでしたが、それでも対応してくれない人が一定数いるなかで、コンプルのようなシステムが機械的に送る依頼やリマインドだけで、本当に従業員が動いてくれるだろうかと不安に思っていました。

手間が80%削減。対応率はほぼ100%に

コンプル導入をどのように推進されましたか？

「コンプルで従業員が動いてくれるかわからない」という不安は、一度お試しでコンプルを使ってタスクの依頼を行ない、本当に何も手をかけずに100%のタスクが完了したことで、一気に吹き飛びました。そのため、それ以降のセキュリティ推進室からの依頼事項はすべてコンプルで行なうことになりました。

同時に他部署も同様のテストを実施しその高い効果を認識したおかげで、社内の多くの部署に自然と、そして一気に導入が広まっていったようです。

当初は従来どおりのSlackでの依頼とコンプルでの依頼の両方を併用していたのですが、従業員から「両方で連絡が来ると管理がしづらい」という声があがったため、コンプルのみの運用に切り替えていくことにしました。一度コンプルのみで依頼を行なうようにしてみれば、当然ですがそちらのほうが依頼側も楽なので、依頼側、タスク対応側の双方ともに手がかからない運用になっていきました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

特に、セキュリティ推進室でずっと頭痛の種だったeラーニングの対応依頼について、その定量的な効果をお話したいです。

まず、締切当日までの対応率が従来の方法と比較して数十ポイント（数十パーセント）あがりました。従来も手作業で上司を巻き込んでリマインドを送っていたのですが、上司を巻き込まなくてはいけないケースが4分の1にまで激減しました。eラーニングは基本的に対応率100%を達成する必要がある取り組みであり、なんとしてでも対応率を上げる必要があるため、これまでは依頼側も、上司の皆さんも、本当に多大な工数ををかけて対応を行なっていました。

依頼側のリマインドや上司への声がけが大変なのはもちろん、上司は部下の進捗状況を確認したり、自らリマインドを行なうなど多くの手間をかけていましたが、その手間が大きく削減されたことは、関わる人にとっても、Speeeという企業にとっても大きな価値だったと感じます。

定性的効果としては、コンプルから依頼を行なう際にコンプルに導かれるままに記入を行なっていくことで、自然とわかりやすい文章や依頼事項が生成されたことを挙げさせてください。

依頼側としても楽になったのですが、自分がタスク対応側になった時にも「依頼タイトル」「手順」「期限」がシンプルでわかりやすく記載されているため、依頼内容を読み解く手間が大きく減りましたし、着手までの時間も短くなりました。また、自分でタスク管理ツールやカレンダーに依頼された内容を起票することなく、コンプルが全て管理してくれるようになったのは、いち従業員としても大きな価値だと感じます。「コンプルがないともう仕事が回らない」というぐらいコンプルを愛用している部署もあるようです。

最後に一言お願いします。 

セキュリティ施策を進めるためには、社内の現状把握を行なったうえで手を打つ必要がありますが、コンプルによってその手間が本当に小さくなりました。現状把握と打ち手のサイクルが早まったことは、ただの工数削減の範囲を超え、セキュリティ推進室の仕事の水準を何段階か引き上げることに繋がりました。本当にありがたく思っています。これからも活用させてください。