専従の本部から非専従の支部への「催促」が心苦しい。配慮ゆえの手作業が限界に

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

私が所属する「THE SUNTORY UN!ON」には、サントリーホールディングスならびにサントリービバレッジ＆フードに所属する組合員が約5,400名おり、全国で33の支部に分かれています。各支部には委員長や書記長などの責任者がいます。

コンプル導入以前は、本部から各支部の書記長宛てにメールで依頼を発信していました。それらの各依頼の進捗状況については、本部の担当者によってExcelを使ったりkintoneを使ったりと、おのおのがバラバラの手法で管理している状態でした。

支部の責任者は自身の通常業務を持ちながら活動する「非専従」の方々です。多忙な彼らの手間をできるだけ減らしたいという想いから、本部側で「現在対応してほしい依頼」をすべて手作業でまとめ直し、改めてメールでお知らせするなどの工夫もしていました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

当時行っていたメールでの依頼においては、どうしても納期に間に合わなかったり、対応漏れが発生したりすることが多々ありました。また、少し複雑な依頼になると、スムーズに進行しないケースも多い状況でした。その結果、本部側でリマインドを行う手間が発生し、同時に「何度も非専従の責任者に催促すること」に対する心理的なハードルも感じていました。

というのも、私たち本部のメンバーは組合業務の専従ですが、支部の責任者は先ほど触れたように「非専従」として自身の通常業務を持ちながら活動されています。彼らが日々忙しく働いていることは痛いほど分かっているため、本部から「あの件、どうなっていますか？」と何度も催促の連絡を入れること自体に、強い心苦しさを抱えていたのです。

また、先ほどお話しした「現在対応してほしい依頼をすべてまとめ直してメールでお知らせする」という運用も、本来はそうした支部の方々への配慮から始めたものでした。私自身、専従になる前は企画職だったこともあり、少しでも相手の負担を減らすための取り組みをしたいという想いがあったからです。しかし、正直なところ、このまとめ作業は本部にとって非常に大きな業務負担になっていました。

大切な組合費を使うからこそ費用対効果をシビアに見極め。迷わないUIとトライアルでの不安払拭が決め手に。

コンプル導入の決め手は何でしたか？

一番大きかったのは、私たちが抱えていた課題が明確に解消されると実感できたこと、そしてその効果に対する費用のバランス、つまり費用対効果がしっかりと合っていたことです。

また、システムの使い勝手が非常にシンプルだったことも重要なポイントでした。どれだけ機能が優れていても、現場に定着しなければ意味がありません。その点、コンプルは本部の人間も支部の責任者も、誰もが迷わず直感的に使いこなせるUIでした。

「この分かりやすさなら、間違いなく組織全体にスムーズに浸透するだろう」と確信できたことが、最終的な導入の決め手になりました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

一番の懸念は、「システムを入れただけで、本当に人が動いてくれるのか？」という点でした。また、コンプルの運用上、「本当は終わっていないのに、とりあえず「完了」と自己申告してしまう人がいるのではないか」という不安もありました。何より、私たちが抱えていた「リマインドの心苦しさ」や「まとめ作業の手間」といった課題が解消されるのか、そして多忙な非専従である「支部の責任者」にとって、本当にタスク把握の負担軽減に繋がるのかどうか、慎重に見極める必要がありました。

そこで、まずはトライアルとして実際に利用してみることにしました。その結果、懸念していたような未完了のまま完了報告をする支部の責任者は発生しないということがわかりました。さらに、支部側からは「タスクが一目でわかって楽になった」と好評を得られ、私たち本部側も煩雑な管理業務や心理的ストレスが軽減される手応えをしっかりと掴むことができました。このように、本部と支部の双方が抱えていた課題を明確に解消できると確信できたため、本格的な導入を決定しました。

膨大な春闘タスクも着実に進行。非専従支部責任者の支持を得て、本業の事業会社へも拡大

コンプル導入をどのように推進されましたか？

組合活動は基本的に組合員の皆さんからお預かりしている「組合費」から捻出しています。当然、コンプルの利用にかかる費用に関しても、その組合費から捻出いたします。そのため、まずは各支部の方々に対して導入の目的や双方にもたらされるメリットをしっかりと説明し、納得して承認をもらうプロセスを丁寧に行いました。

無事に承認を得た後は、本部内で「今後はメールではなく、コンプルで依頼を行おう」という号令をかけました。というのも、従来のメール依頼と新しいコンプルでの依頼が混在している状態こそが、現場の支部の方々にとって一番の負担に繋がると考えたからです。そのため、中途半端な移行ではなく、一気にコンプル化を進める決断をしました。

結果として、号令をかけてからすぐに、本部からのほぼすべての依頼がコンプルへとスムーズに移行していきました。これだけ急速に定着したのは、コンプルが「本部と支部の双方」に明確な価値をもたらしたからです。依頼を作成・管理する本部の担当者が「圧倒的に業務が楽になる」と実感しただけでなく、依頼を受ける支部側も「タスクが可視化されて助かる」と歓迎してくれました。送り手と受け手の両方がメリットを肌で感じられたことが、組織全体へのスムーズな浸透に繋がったのだと思います。

コンプル導入後の効果について教えてください。

まず、労働組合にとって最も重要で多忙を極める春闘や労使交渉の場において、絶大な効果を発揮しています。この時期はとにかく細かく大量の依頼が発生します。しかし、コンプルで依頼しさえすれば確実に完了まで導いてくれるため、こうした入り組んだ依頼事項もストップすることなく、着実に遂行しながら前に進められるようになりました。これは組織にとって非常に大きな成果です。

また、代表者会議の出席者登録やメールの転送といった、定期的に発生するルーティーン業務も、今ではほぼ手間をかけずに実行できています。数字としての効果も顕著で、例を上げると、「月次労使協議会の議事録回付」というタスクでは、メールで依頼していた頃と比較して、完了率が約7倍にまで跳ね上がるなど、極めて高い実行力を実現しています。

このように本部から日々大量の依頼を発信しているわけですが、受け手である支部の方々からの反応もすこぶる良好です。「もう、すべての依頼はコンプルで投げてほしい」とおっしゃる代表者の方も増えているほどです。というのも、コンプルを使えばどれほど大量の依頼を受けても「何をいつまでにやるべきか」が迷わず一目で分かりますし、適切なタイミングで届くリマインドによって見逃しも防げます。依頼内容自体も非常に明瞭になったことで、多忙な現場でも迷わずに対応できるようになった点が、絶大な支持に繋がっています。

さらに嬉しい波及効果もありました。支部の代表者は、自身の通常業務を持つ「非専従」の方々です。彼らがコンプルの便利さを実感し、「組合活動だけでなく、自分の事業部でも活用したい」と声を上げてくれたのです。その結果、実際にサントリーグループ内の複数の事業会社へとコンプルの利用が拡大しています。

「自分の本業でも使いたい」と自ら会社を説得し、導入を決める。その事実こそが、現場の最前線において「いかに受け手にとって快適なシステムか」を何よりも証明していると感じています。

最後に一言お願いします。

コンプルを導入したことで仕事の進め方がスムーズになったことに加えて、リマインドに伴う心理的な負担も大きく軽減され「本当に導入してよかった」と感じています。

労働組合という組織は、おそらくどこも私たちと似たような「専従の本部」と「非専従の支部」という関係性で成り立っているかと思います。だからこそ、私たちと同じような構造の中でお悩みの労働組合の方々には、コンプルを心の底からおすすめしたいですね。