本部からホテル支配人へのリマインド。残り2割には電話も。

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

ホテル運営において各ホテルの支配人や副支配人が100%対応する必要がある業務があります。
本部からメールでまず依頼を行い、対応したという報告を踏まえて手元のスプレッドシートをチェックし、未対応のものにはメールでリマインドをしたり、締切を超えて未対応であった場合には直接電話でリマインドを行ったりしていました。

コンプル導入前の課題を教えてください。

先ほどお話しした通り、依頼が未完了だった場合には、支配人や副支配人にメールや電話でリマインドをする必要がありました。その手間が最も大きな課題でした。
支配人や副支配人は日常的に業務が多忙で、多くのメールを受け取る環境にあります。日常的にメールが飛び交って埋もれてしまうため、リマインドが届きにくいという状況も、対応率の向上が進まない原因となっていました。
そのため、指示した全体の2割程度には電話で催促する必要があり、大変な手間をかけて対応していました。

初めてのSaaSでも、関係者全員スムーズに利用開始

コンプル導入の決め手は何でしたか？

元々とても大きな課題があったことに加えて、コンプルは利用開始のハードルが非常に低かったことが一番の決め手となりました。
当社ではこのようなSaaSの製品を利用すること自体が初めてだったのですが、タスクを受ける側の支配人や副支配人がアプリケーションをわざわざインストールする必要がなく、すぐに使い始められることと、依頼側が習熟の必要がないほどシンプルなサービスであったということが、利用開始の決め手になりました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

システムから届くリマインドメールで、本当に支配人や副支配人がタスクに対応してくれるのか不安を感じていました。
また、依頼側が本当にコンプルを活用して多くの依頼を行ってくれるかというのも不安の一つでした。
このようなサービスは往々にして推進役だけが利用するという状況に陥るケースが多い中で、推進役以外が積極的にコンプルを用いて日常的な依頼を行うのだろうかという不安もありました。

利用初月から40件超えの依頼。翌月には90件に。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

導入推進についてはほとんど何もしておらず、コンプルのCSからいただいた簡易マニュアルを社内に共有しただけです。関係の近い一部のメンバーには、『この依頼はコンプルを使うと便利になるよ』と共有していきました。
その後は草の根的に一気に利用が広がっていきました。実際に利用したメンバーが利便性を感じ、隣り合う他のメンバーに使い方を教えたりしてくれていたようです。
コンプルはサービスが非常にシンプルであるため、つまずくこともなく、社内ではどんどんと利用が広がり、初月から40件以上の依頼が出されました。今では月に90件の依頼が出される月もあります。
また、タスク対応側の支配人や副支配人については、支配人が集まる定例会議で、コンプルの利用開始について案内しました。
加えて、Zoomを用いてコンプルのCSの方から操作や機能についての使い方レクチャーをいただきました。それ以降、スムーズに利用が進んでおり、その後支配人や副支配人からコンプル利用の仕方について質問を受けることもありませんでした。

コンプル導入後の効果について教えてください。

依頼する側も多忙であったため、締切が過ぎてからリマインドをすることが多かったのですが、コンプルによって依頼からリマインドまでが全自動化された結果、きちんと締切前にリマインドを送ることができるようになりました。そのため、期限を切らさずにタスクを対応してもらうことが日常になりました。
タスク対応側としては、コンプルの画面上で未対応のタスクがわかるようになっているので、メールに埋もれてしまうということがなく、タスクへの対応がしやすくなりました。
冒頭申し上げた通り、本部からの依頼はすべてが100%対応しなければいけない依頼なので、以前からも100%のタスク完了率ではあったのですが、そこにかける人的コストが大きく減りました。
元々期限内では80%程度のタスク完了率で、期限を超えても20%程度は未対応の状況だったため、残り20%への催促にはいちいち電話が必要など、とても大きなコストがかかっていました。それが電話などの大きな工数をかけることなく期限内で90%程度にまで改善したことは大きな業務工数削減効果だと実感しています。
また、隠れた効果としては、多忙を極める相手にリマインドをしたり電話をしたりすることの心理的負担が軽くなったことが挙げられます。このような仕事を担わなくなったことは、隠れた価値として大きいものだと感じています。

最後に一言お願いします。

締切内でタスクが完了し、タスクに対応する側も楽になり、関わる人たちの業務効率化が進んで本当に感謝しています。
「どうせやらなくてはいけないこと」を軋轢なく進められるようになりました。ありがとうございます。これからもよろしくお願いします。