月20件の依頼で、依頼側も対応側も疲弊していた

コンプル導入以前はどのような管理をされていましたか？

当社はMicrosoft Teamsを全社で導入しているため、社内コミュニケーションの9割はTeamsチャット機能、残り1割がメールで行われています。
そのため、コンプル導入以前は、全従業員に対しての依頼はTeamsのチャット機能を用いて行っていました。
また、従業員の対応状況は依頼ごとにExcelに記録するアナログな方法で管理していました。 理想は未対応者へ個別のリマインドでしたが、実際には未対応者を洗い出す作業が大変なため、個別のリマインドではなく全員へのリマインドのみ行わざるを得ない状況でした。

コンプル導入前の課題を教えてください。

依頼する側の課題はもちろんですが、特にタスクに対応する従業員側の課題を大きく感じていました。

コンプル導入以前は「誰が未完了か」を管理できず、全体への催促連絡しかできていなかったため、タスクを終えた従業員も含め全員に催促連絡が届いてしまう状態でした。 また、管理本部からの依頼は毎月20件程度あるため、それら「膨大な量の依頼」と「自分が終わっても届き続ける催促連絡」によって、本来のやるべきことが埋もれてしまい、従業員が正確にタスクを把握し、対応することは困難な状況でした。

依頼側にも課題はありました。当社は法令順守のために、漏れなく対応してもらうべき業務があるのですが、それがなかなか難しい状況でした。

例えば派遣スタッフの勤務表提出など、毎月必須対応のものが積み重なって依頼は膨大な数になり、大きな手間になっていきます。

期待を超えた、圧倒的なサービス改善速度

コンプル導入の決め手は何でしたか？

テスト導入の期間で「自社の課題が解消される」と「依頼者がコンプルを使いこなせる」という2つが確認できたことが導入の直接的な決め手ではあったのですが、なにより一番驚いたのは圧倒的なサービス改善速度です。

先程の通り、当社では依頼や催促に関する膨大な数の連絡が日々飛び交っており、タスク対応側の従業員が正確に自分のタスクを把握することが困難でした。

未対応タスクが両手では収まりきらない数ある中で、従業員が「どんな内容で、いつまでに対応する必要があるか」を正確に把握するには、タスクの一覧化が必須であるように感じていました。

テスト導入を開始した当時のコンプルにはまだその機能はなく、「コンセプトと機能は素晴らしいが、やはりタスク一覧は欲しい・・」そんな要望を伝えると、なんとその直後にタスク一覧の機能がリリースされたのです！そして見事に「膨大なタスクの正確な把握が出来ない」という課題を解消してくれました。このようなサービス改善速度には本当に驚かされますし、導入に際しての決め手の一つになったことは間違いありません。

その後、テスト導入は順調に進みました。

依頼する側の管理本部のメンバーは短期間でコンプルの使い方を習熟でき、手間なく大量の業務を依頼することができましたし、従業員全体のタスク完了率も、以前と比べて非常に高い水準になりました。

全従業員に対して行ったアンケートでも、多くの従業員が「タスクの抜け漏れが減った」「今後も継続してコンプルを使いたい」と回答したため、満場一致で本導入を決めました。

コンプル導入にどのような不安がありましたか？

最も不安な点は「依頼側がコンプルを使いこなせるか」「タスクに対応する側が、Teamsではなくメールでも通知に気づくかどうか」でした。

実際には、コンプルの操作は非常にかんたんで、依頼者の誰しもがすぐに使いこなせましたし、タスク対応側の従業員の体験も満足度の高いものでした。実際にタスク完了率も高止まりしており、Teamsの通知がなくても特に大きな問題にはなりませんでした。

大幅な業務時間の削減。今後はグループ全体で利用したい。

コンプル導入をどのように推進されましたか？

コンプルのCSの方にサポートいただきながら導入の目的や目標、スケジュールを整理したうえで、説明会を実施しました。

説明会を実施後、最初の一歩を踏み出すための声がけをした後は、その高い利便性もあいまって、一気に利用が広まっていきました。

コンプル導入後の効果について教えてください。

導入前と比較して、タスク完了率の大幅な上昇を実感しています。

また、生産性向上の観点でも、依頼側・タスク対応側ともに、大幅に業務時間削減につながっています。

特に、タスクに対応する従業員からの反応がどうか懸念していましたが、結果的には「コンプルにタスクが集約されて抜け漏れがなくなった」と、「依頼文がわかりやすくなり作業時間が短くなった」という恩恵があったようです。

アンケート結果でも多くの従業員が「タスクの抜け漏れが減った」「期限を過ぎることがなくなった」「タスクの着手タイミングが早くなった」と回答し、課題解決を証明する結果を得ることができました。

最後に一言お願いします。

どの企業においても、特に当社と同業界の間接部門においては、同じような課題があるかと思います。

当初は潜在的な課題でしたが、コンプルのご担当者様とやり取りする中で課題の大きさが明らかになってきて、結果的に当社の課題をコンプルで解決することができました。

これからも定期的にデータを取っていき、コスト削減のインパクトを計測していきたいと考えております。

また、今後は事業部内でのコンプル利用を予定しており、全社的な取り組みになっていく予定です。 その先には当社のグループ全体で利用するようになると、より大きな削減効果が期待できるのではないかと考えております。

管理本部　管理部 　マネージャー　長尾郷史様